Concevoir et mettre en place une nouvelle structure organisationnelle
Tel qu’expliqué dans notre publication « Transformation organisationnelle : changer pour s’adapter »[1], parfois ces changements sont tels qu’ils ont un impact direct sur la stratégie et l’organisation. Il devient dès lors nécessaire de revoir le fonctionnement de l’entreprise afin de s’adapter.
Une PME active dans le commerce de détail avec plusieurs filiales en Suisse romande a vu son environnement changer (concurrence, comportement des consommateurs), ce qui l'a obligé à restructurer son organisation. Une analyse préalable avait démontré que la structure organisationnelle en place n’était plus adaptée au nouveau contexte et qu’il était nécessaire de donner davantage d’importance à un département en particulier dont l’activité serait désormais clé pour assurer la pérennité des affaires.
Notre client souhaitait donc investir dans la restructuration et le développement de ce département. En transformant son organisation, l’objectif était d’augmenter son activité, gagner en efficacité et optimiser les coûts. Sur la base de recommandations préexistantes et d’une stratégie revisitée, notre mission était de concevoir une nouvelle structure organisationnelle et d’accompagner notre client dans sa mise en œuvre.
Concrètement, nous avons analysé la structure organisationnelle en place et avons élaboré un nouveau design organisationnel permettant une restructuration à différents niveaux. Une fois la nouvelle structure validée, une feuille de route des actions à mener a été élaborée et plusieurs de nos experts sont intervenus afin de soutenir notre client dans la mise en œuvre de ces actions.
L’une des premières actions menées a été de sélectionner les activités à maintenir, celles devant être développées et celles ne faisant plus de sens. Il s’en est suivi une redéfinition des rôles et responsabilités liés aux activités maintenues et aux nouvelles activités.
En parallèle, certaines activités devaient être sous-traitées afin de réduire certains coûts et disposer de compétences spécifiques complémentaires. Nous avons donc mis en place une politique de sélection, de gestion et d’évaluation des prestataires externes.
Pour s’assurer que l’ensemble des activités s'imbriqueraient de manière efficace, une cartographie des processus en place et manquants a été élaborée. Cela a donc donné naissance à une redéfinition et une mise en place de nouveaux processus.
Afin de pouvoir remplir la totalité des tâches liées aux activités sélectionnées, certaines fonctions existantes ont été adaptées puis de nouvelles fonctions ont été créées. L’évaluation des compétences de chaque collaborateur a permis d’assigner chaque personne à une fonction lui correspondant. Les charges de travail ont également été adaptées. La réallocation des ressources a conduit à se séparer de certains profils et a également permis de recruter de nouvelles personnes correspondant davantage aux nouvelles rôles.
Des objectifs ont été fixés pour chaque équipe et chaque collaborateur individuellement. Cela a notamment permis de rassembler l’ensemble des personnes concernées autour d’objectifs communs et de donner plus de sens aux activités quotidiennes de chacun.
Les systèmes d’information soutiennent le déploiement d’activités, de processus ou encore de flux. En agissant sur l’un de ces aspects, il devient indispensable d’adapter les systèmes d’information. Dans le cas de notre client, nous avons intégré plusieurs nouveaux outils dont notamment un système de CRM et un outil collaboratif.
Au terme de 6 mois de collaboration, l’organisation de notre client était optimisée. Le département phare était désormais au cœur de l’activité de l’entreprise. Son activité avait été développée, les processus rigoureusement définis et les outils informatiques mis en place étaient fonctionnels.
Notre client disposait finalement de documents clairs et structurés, ce qui a permis d’augmenter le niveau de formalisation de l’organisation. Un facteur de succès important pour assurer le bon fonctionnement de toute entreprise.
La définition d’objectifs clairs a permis d’avoir une base sur laquelle mesurer la performance. En collaboration avec les collaborateurs concernés, nous avons défini des indicateurs de performance (KPI) mesurables au niveau du département. Ces KPI permettaient ainsi de faire un suivi des objectifs et d’évaluer les éléments à améliorer.
Notre équipe a été sollicitée pour restructurer un département d’une entreprise mais comme dans de nombreux cas similaires, lorsque l’on intervient dans la réorganisation d’un département, cela impacte également d’autres divisions avec lesquelles il y a une interaction directe ou des activités communes. Dans le cas de notre client, la restructuration a permis un meilleur alignement avec les autres départements ainsi qu’une augmentation de la satisfaction de ces derniers, ce qui se traduit par une meilleure collaboration.
Pour toute transformation organisationnelle, il est essentiel d’avoir une vision globale et objective de l’organisation dans son ensemble afin de pouvoir designer la structure optimale. C’est pourquoi notre client nous a confié cette mission. Nos experts ont les compétences, l’expérience ainsi que le recul nécessaire pour mener à bien ce type de projet.
« Transformation organisationnelle : changer pour s’adapter », M&BD Consulting SA, mai 2020 www.mbdconsulting.ch/publications/transformation-organisationnelle-changer-pour-s-adapter
