Faciliter la prise de décision concernant l'offre de prestations fournies par l'administration publique à travers le développement d'un outil permettant d'évaluer chacune d'elles en fonction de leur coût et de leur bénéfice, tout en tenant compte des contraintes légales et réglementaires.
Face à des perspectives budgétaires contraintes, une administration publique a souhaité anticiper les déséquilibres financiers à venir en engageant une réflexion stratégique de fond. L’un des axes centraux de cette démarche portait sur l’offre de prestations :
Dans un environnement marqué par des enjeux politiques forts, des résistances au changement, et des contraintes réglementaires spécifiques, il est souvent difficile de prendre du recul. Les arguments sont nombreux – et souvent légitimes – mais comment les objectiver pour éclairer la décision ?
Pour structurer la réflexion et intégrer un maximum de facteurs, nous avons conçu une grille d’évaluation multicritère, adaptée au contexte de l’administration et à ses objectifs.
La grille a été élaborée en étroite collaboration avec un groupe de travail interne, garantissant au mieux une adéquation avec les réalités du terrain. Ensemble, nous avons défini des critères pertinents, en tenant compte :
Cette approche participative a permis de s’assurer que les critères retenus étaient à la fois légitimes, compréhensibles et opérationnels.
Chaque prestation a ensuite été évaluée selon la grille à l’aide d’un système de notation et de pondération.
Afin d’harmoniser les interprétations et garantir la comparabilité des résultats :
Ainsi, les prestations ont pu être classées selon leur pertinence globale.
Pour tester l’outil, deux services ont été mobilisés. Après avoir identifié, à travers la lecture des documents internes et des entretiens, l’ensemble des prestations qu’ils délivraient, celles-ci ont été intégrées dans le système d’évaluation. Cette phase d’expérimentation a permis d’en vérifier la robustesse, d’ajuster certains critères et de compléter les éléments manquants.
Dans le secteur public, où les décisions sont souvent partagées, l’évaluation a été confiée à plusieurs acteurs : collaborateurs des services concernés, responsables hiérarchiques, et membres du groupe de travail.
Même avec un cadre rigoureux, une part d’interprétation subjective reste présente. D’où l’importance de croiser les regards pour garantir la solidité et la légitimité des résultats.
Les évaluations ont ensuite été compilées pour attribuer un score global à chaque prestation. Les résultats ont été transmis aux instances politiques pour alimenter la réflexion et soutenir les décisions futures.
Il n’est jamais facile de se positionner sur des décisions qui touchent l’ensemble d’une organisation, surtout quand il s’agit de services destinés à la collectivité publique. Dans ce contexte, disposer d’un outil tel que la grille d’évaluation développée dans le cadre de cette mission, permet d’adopter une approche plus structurée et de fonder les décisions sur une analyse plus objective. La grille constitue un soutien précieux à la prise de décision. Bien qu’elle ne fournisse pas de réponse toute faite, elle contribue à structurer la réflexion, à prendre en compte plusieurs dimensions et visions, et finalement à justifier les choix effectués.
