Mettre en œuvre une transformation digitale : le cas d’une organisation humanitaire

La transformation digitale est une préoccupation majeure des entreprises : que ce soit pour augmenter le chiffre d’affaires ou l’expérience client, pour optimiser l’efficacité opérationnelle ou tout simplement pour rester compétitif, la digitalisation transforme l’entreprise. On parle de « quatrième révolution industrielle ». Digitaliser l’entreprise n’est plus simplement une question d’opportunité, c’est une exigence de l’environnement économique à laquelle il faut s’adapter, un nouveau standard à adopter pour ne pas mettre en péril la pérennité de l’entreprise.

Organiser la digitalisation de manière intelligente

Comme mentionné dans notre publication Digitalisation d’entreprise - La stratégie à l’ère du digital, la digitalisation des entreprises « affecte tout type d’entreprise, dans tous les secteurs d’activité »¹. Nous présentons ici le cas de l’un de nos clients, une organisation internationale humanitaire à but non-lucratif. Dans une optique d’optimisation et d’innovation de l’organisation, notre client souhaitait digitaliser certaines activités en développant notamment deux grands projets de transformation digitale. Mener à bien ceux-ci nécessitait une ressource disponible, compétente et expérimentée. M&BD a donc été sollicité pour offrir son soutien en mettant à disposition les services de l’un de ses experts en digitalisation.

Pour organiser ces projets de transformation digitale, notre client a opté pour l’approche de la « convergence »² :

• d’un côté il y avait les « équipes métiers » des différents services concernés par la transformation ;
• de l’autre côté l’équipe IT en charge du développement des solutions ;
• et entre deux, notre expert, endossant le rôle de Business Analyst et prenant en main la gestion de ces grands chantiers.‍

Traduire les besoins et assurer le dialogue entre les équipes

Les deux grands projets gérés par notre expert concernaient deux catégories différentes :

Le premier concernait les services offerts. Il s’agissait de mettre en place une nouvelle fonctionnalité sur le site web afin de permettre des dons récurrents. L’objectif était d’offrir aux donateurs la possibilité de souscrire un abonnement leur permettant d’effectuer leurs dons de manière récurrente via un prélèvement automatique.

Le deuxième projet concernait des processus. Notre client souhaitait digitaliser certaines activités en lien avec la gestion des dons. Son but était d’automatiser au maximum les processus d’intégration des dons indépendamment du canal, afin de gagner en efficacité et réduire les coûts.

Avant de se lancer dans la planification de ces deux projets, notre expert a commencé par s’imprégner de l’environnement et collecter des informations clés à travers des workshops. Cette étape lui a permis de définir de manière détaillée les besoins exprimés par les parties prenantes et de les formaliser. Il les a ensuite traduits en un langage un peu plus technique afin de pouvoir les communiquer à l’équipe IT qui se chargerait de développer les solutions. Enfin, il a été à même de planifier le développement et l’implémentation des projets.
‍
Tout au long de la phase opérationnelle, notre expert a joué un rôle de superviseur et d’intermédiaire entre l’équipe IT et les équipes des départements concernés par les changements, principalement du marketing et de la finance. Cette activité est d’une importance capitale : c’est elle qui permet de gérer la relation entre les différentes équipes, de les aider à dialoguer et à être alignées sur le développement du projet. Son rôle était également de s’assurer que la solution développée réponde réellement aux besoins et qu’elle apporte la valeur ajoutée attendue à l’organisation.

Le choix de la méthode Agile

Dans le but d’optimiser le déroulement du projet, notre expert a choisi la méthode Agile. Basée sur un cycle de développement d’un mois, cette méthode de travail a permis de mettre le métier directement au centre des décisions et à l’équipe projet d’obtenir un feedback régulier afin d’appliquer directement les changements nécessaires. Elle visait à accélérer le développement de la solution IT. De plus, elle a assuré la réalisation d’une solution fonctionnelle tout au long de la durée de sa création. Une méthode rassurante pour le client qui garde un certain contrôle et une compréhension de ce qui est effectivement fait. Les deux projets ont ainsi pu être menés à terme de manière optimale, répondant parfaitement à la demande du client.

Capitaliser dans la gestion de projet pour maximiser ses chances de succès

En faisant appel à une ressource externe, experte dans le domaine, neutre et disponible, notre client a investi dans la garantie de voir ses projets être menés de manière professionnelle et efficace. Par ailleurs, l’intégration aux équipes internes d’un spécialiste en gestion de projet pendant plusieurs mois leur a permis de monter en compétence : ils ont désormais conscience de ce que représente la mise en place de projets similaires et seront en mesure de mieux planifier les projets futurs liés à la transformation digitale de l’organisation.