Acquisition d’entreprise : effectuer une « gap analysis » dans le but d’harmoniser les systèmes d’information

Analyse métier, Business Analysis, Acquisition d’entreprise, Marketing & Développement des affaires, Réorganisation, Digitalisation
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Acquisition d’entreprise : effectuer une « gap analysis » dans le but d’harmoniser les systèmes d’information
L’acquisition d’entreprise pose des interrogations au niveau organisationnel. Pour qu’il y ait une cohérence dans le fonctionnement du groupe, un alignement est indispensable. Dans le cadre de cette mission, il s’agissait avant tout d’harmoniser les systèmes d’information et les sites e-commerce des différentes entreprises. Un membre de notre équipe, spécialiste en digitalisation, est intervenu en tant que business analyst afin d’aider notre client à mieux identifier ses besoins et définir un plan d’action.

En bref

Mission

Procéder à une analyse métier pour un grand groupe suite à l’acquisition de nouvelles entreprises et évaluer les besoins d’alignement des systèmes d’information, plus particulièrement au niveau de sa solution e-commerce

Résultats

  • Des ateliers thématiques animés pour récolter l’information auprès des parties prenantes
  • Une cartographie de l’ensemble des fonctionnalités présentes dans les différents outils e-commerce (ceux du groupe et des filiales)
  • Une gap analysis évaluant le besoin réel des nouvelles fonctionnalités e-commerce ainsi que leur complexité d’intégration
  • Des recommandations concernant la stratégie de développement et le déploiement des nouvelles fonctionnalités des sites de vente en ligne
  • La présentation des résultats à la Direction

Impact

  • Une vision globale des fonctionnalités existantes des sites e-commerce des différentes filiales
  • Un outil pour faciliter la prise de décision et le déploiement des actions basées sur des recommandations objectives

En détail

Les challenges de l’acquisition d’entreprises

Comme évoqué dans une précédente étude de cas, l’acquisition d’une ou de nouvelles sociétés implique un alignement à différents niveaux. Dans l’exemple qui suit, nous abordons la thématique de l’acquisition d’entreprise sous l’angle des défis organisationnels qu’elle génère en termes d’harmonisation des systèmes d’information.

Un alignement des systèmes d’information et des fonctionnalités e-commerce

Nous présentons ici une mission effectuée pour un grand groupe leader européen sur son marché, qui venait d’acquérir 4 entreprises situées dans 3 pays. L’activité du groupe et celles des entreprises achetées reposait principalement sur la vente en ligne. Or, les sociétés utilisaient chacune un système d’information spécifique et leur site e-commerce offraient des fonctionnalités différentes.

Pour être en mesure de mener l’activité de manière optimale et harmoniser les processus d’achat, il était essentiel que l’ensemble des entreprises du groupe utilisent le même système d’information et que les fonctionnalités des différents sites e-commerce soient uniformisées d’un point de vue technologique et fonctionnel. Pour l’accompagner dans ce projet d’envergure, notre client a fait appel à notre équipe pour une mission d’analyse métier. Notre intervention avait pour objectif de définir le gap fonctionnel entre les outils e-commerce des sociétés récemment achetées et celui implémenté au sein du groupe.

Analyser la situation et définir le gap existant

Dans un premier temps, il était indispensable de clarifier le fonctionnement des entreprises nouvellement acquises :

  • Comprendre leurs catalogues de produits
  • Décrire le parcours client avant, pendant et après l’acte d’achat
  • Identifier les systèmes d’information utilisés
  • Visualiser les différents flux de données dans le système d’information
  • Comprendre les particularités réglementaires de chaque pays (protection des données, etc.)

Notre expert a récolté les différentes informations à travers plusieurs ateliers thématiques abordant de manière structurée chaque aspect de l’analyse métier. À l’issue de cette phase d’analyse, nous avons pu établir le gap existant entre les fonctionnalités des sites e-commerce des nouvelles entreprises et celles du groupe.

Dès lors, il s’agissait d’évaluer ce gap. Pour chacune des « nouvelles fonctionnalités » – à savoir, celles qui existaient sur l’un des sites e-commerce et pas sur les autres - nous nous sommes interrogés sur :

  • La valeur générée : la fonctionnalité est-elle réellement génératrice de valeur ?
  • Le niveau de criticité : à quel point la fonctionnalité est-elle indispensable pour le bon fonctionnement de l’activité ?
  • La complexité de mise en place : qu’implique l’intégration de cette fonctionnalité au sein de l’outil e-commerce du groupe ?

Par exemple : sur le site e-commerce de l’une des entreprises achetées, une fonctionnalité permettait de sélectionner plusieurs produits similaires et obtenir une analyse comparative. Un service pour aider le consommateur dans son choix d’achat. La gap analysis a permis de mettre en avant que, bien exploitée, cette fonctionnalité pouvait devenir une vraie valeur ajoutée. D’un point de vue technologique, intégrer cette fonctionnalité était relativement complexe. Toutefois, l'équipe IT serait capable de déployer ce projet. Nous avons donc recommandé de garder cette fonctionnalité sur le site e-commerce de la nouvelle filiale puis de la mettre en place sur l’ensemble des autres sites e-commerce.

Des documents clairs et synthétiques pour faciliter la prise de décision

En échangeant avec les personnes concernées, nous avons pu trouver les réponses à nos interrogations. Au terme de la mission, notre client avait en main un rapport complet couvrant la gap analysis et une liste de recommandations priorisées concernant les fonctionnalités à maintenir et à développer au sein du groupe. Les recommandations émises avaient pour but de garantir que l’activité au sein des différentes structures pouvait continuer sans entrave après l’acquisition, que le processus d’achat en ligne était cohérent pour le consommateur et que les données récoltées étaient gérées par un seul et unique système.

En chiffres

  • 6 workshops
  • 22 personnes dans l’équipe projet
  • +100 fonctionnalités cartographiées
  • 30 fonctionnalités analysées dans la gap analysis
  • 4 mois de projet

Dans la finalité

Comme évoqué en introduction, l’acquisition d’entreprise génère de nombreux défis au niveau organisationnel. Dans ce cas-ci, un besoin d’alignement des systèmes d’information entre les différentes structures était essentiel car il allait permettre d’optimiser le fonctionnement des filiales, centraliser l’information et harmoniser les parcours clients sur l’ensemble des sites e-commerce.

Dans une situation complexe comme celle-ci, impliquant de nombreuses parties prenantes et des structures localisées dans différents pays, faire appel à un intervenant externe pour occuper le rôle de business analyst capable d’adopter une vue d’ensemble objective, était fondamental. Cela a permis à notre client d’obtenir une vision claire de ce qui existait, des éléments prioritaires à mettre en place et de la manière de procéder.

L’acquisition d’entreprise pose des interrogations au niveau organisationnel. Pour qu’il y ait une cohérence dans le fonctionnement du groupe, un alignement est indispensable. Dans le cadre de cette mission, il s’agissait avant tout d’harmoniser les systèmes d’information et les sites e-commerce des différentes entreprises. Un membre de notre équipe, spécialiste en digitalisation, est intervenu en tant que business analyst afin d’aider notre client à mieux identifier ses besoins et définir un plan d’action.

Situation

Défis

Approche

Résultats

Chiffres clés

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Références

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