Attribuer de nouvelles activités aux membres d’une équipe : comment faire ?

Audit organisationnel, Analyse des activités, Analyse des systèmes d’information, Analyse des processus
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Attribuer de nouvelles activités aux membres d’une équipe : comment faire ?
Lorsqu’une entreprise doit adapter son organisation, disposer d’un rapport d’audit dépeignant une image globale du fonctionnement de l’entreprise est un réel atout pour prendre les meilleures décisions. Dans cette étude de cas, nous présentons un audit organisationnel à l’échelle d’un service, ayant permis à la Directrice d’obtenir des éléments de réponses concrets. Il s’agissait notamment de mieux comprendre comment était réellement répartie la charge de travail au sein de l’équipe et ainsi évaluer les possibilités pour l’attribution de nouvelles activités.

En bref

Mission

Réaliser un audit organisationnel pour mieux comprendre la répartition de la charge de travail au sein du service

Résultats

  • L’analyse d’un service à différents niveaux (activités, processus, systèmes d’information, ressources humaines)
  • Une vision détaillée de la répartition de la charge de travail au sein de l’équipe
  • Une estimation de la marge de manœuvre existante pour réassigner certaines activités
  • Des recommandations claires et priorisées sur les changements à effectuer
  • Un rapport de synthèse et une présentation des résultats aux membres de la Direction ainsi qu’à l’équipe concernée

Impact

  • Une prise de conscience par les personnes concernées de l’importance de leur rôle et de leurs activités quotidiennes
  • Une meilleure implication de l’équipe dans les changements organisationnels entrepris
  • Une prise de décision facilitée, basée sur des données réelles et significatives
  • Une connaissance des risques perçus liés aux dysfonctionnements des activités
  • Une gestion plus sereine et contrôlée des activités suite au départ planifié de certains membres de l’équipe

En détail

Tout changement organisationnel nécessite une adaptation

Dans le cas de notre cliente, le départ annoncé de plusieurs personnes au sein d’un service engendrait le besoin de repenser son organisation. Mais, avant d’entamer un quelconque changement, la Directrice de la société souhaitait obtenir une vision globale et objective de la situation organisationnelle du service en question. Elle avait besoin de disposer de données claires, objectives et concrètes pour prendre les meilleures décisions possibles afin de faire évoluer l’organisation.

Un audit pour mieux comprendre le fonctionnement de l’organisation

Notre équipe a été mandatée pour réaliser un audit organisationnel. Notre mission était de réussir à dépeindre une image réelle du travail quotidien effectué dans le service en question.

  • Quelles sont les activités effectuées ?
  • Comment la charge de travail est-elle réellement répartie ?
  • Quels sont les processus définis et dans quelle mesure sont-ils respectés ?
  • Quel est le niveau de communication au sein de l’équipe ? Comment les personnes collaborent-elles ?
  • Quels sont les principaux dysfonctionnements et les risques induits ?

Autant de questions auxquelles notre analyse allait répondre. L’un des objectifs principaux était notamment de comprendre pourquoi les collaboratrices et collaborateurs estimaient ne pas avoir la capacité d’intégrer de nouvelles activités. Le départ des ressources impliquait en effet de réattribuer certaines tâches. Il était donc indispensable pour notre cliente d’avoir une vision plus claire de la situation organisationnelle afin de savoir dans quelle mesure il était possible d’attribuer ces tâches aux personnes en poste.

Des analyses à plusieurs niveaux pour disposer d’une vision globale

Sur la base des cahiers des charges existants, nous avons listé l’ensemble des activités réalisées par le service, incluant celles qui devaient être réattribuées. Nous avons ensuite soumis un questionnaire aux personnes concernées dans le but de récolter des informations concernant le travail réalisé au quotidien. Pour compléter ces questionnaires, nous avons mené des entretiens en profondeur avec chaque membre de l’équipe. Ces entretiens ont permis entre autres de détailler les activités en sous-activités et d'observer pour chaque activité le niveau de maîtrise, de priorité et de saisonnalité . Ils nous ont aussi amené à mieux connaître les outils et méthodes utilisés, les processus existants et finalement les points forts et les améliorations potentielles perçues par les collaboratrices et collaborateurs.

Cette récolte de données nous a permis de réaliser des analyses à différents niveaux :

  • L’analyse des activités pour comprendre qui faisait quoi, évaluer la répartition du temps et de la charge de travail, puis identifier les éventuelles activités qui n’étaient pas réalisées ;
  • L’analyse des processus pour évaluer le niveau de formalisation et la manière dont ils étaient respectés dans la réalisation des tâches au quotidien ;
  • L’analyse des systèmes d’information pour comprendre quels étaient les outils utilisés et la manière dont les personnes communiquaient ;
  • L’analyse des dysfonctionnements et risques perçus par les collaboratrices et collaborateurs.

Nous avons livré à notre cliente un rapport synthétisant l’ensemble de nos analyses afin qu’elle dispose d’une vision globale sur le fonctionnement (et les dysfonctionnements) de l’organisation. En l’occurrence, plusieurs constats ont pu être dégagés :

  • Il n’existait pas de réelle surcharge de travail ce qui laissait une marge de manœuvre pour l’intégration de nouvelles activités. Néanmoins, la perception du temps de travail réel pour la réalisation des tâches était en effet erronée.
  • Certains outils n’étaient pas suffisamment exploités. Il semblait y avoir une forte résistance à l’utilisation des nouvelles technologies, ce qui entravait notamment la communication et le travail collaboratif.
  • Les processus étaient mal formalisés et chacun avait sa manière de réaliser les activités. Le travail n’était par conséquent pas optimisé.

Des résultats pour aider à la prise de décision

Notre rapport de synthèse constituait un support essentiel pour la prise de décision et mettait en évidence des recommandations ainsi que des axes de développement pour renforcer l’organisation, optimiser la répartition des activités et améliorer le travail des collaboratrices et collaborateurs au quotidien. Il a permis à notre cliente de mieux réorganiser le travail suite au départ planifié de certaines personnes.

En chiffres

  • 12 heures d’entretiens avec les membres de l’équipe
  • 72 activités réalisées identifiées
  • 21 processus analysés
  • 13 risques perçus par les collaborateurs et collaboratrices en lien avec leurs activités
  • 7 recommandations

Dans la finalité

Notre outil d’audit est adapté aussi bien pour l’analyse de grandes structures que celles de petites équipes comme c’est le cas ici.

L’un des points forts de notre méthode est d’impliquer les personnes concernées dans la démarche. Cela nous permet d’une part d’obtenir des données réelles et significatives et d’autre part d’aider les collaboratrices et collaborateurs à prendre davantage conscience de l’impact de leur activité et de l’importance leur rôle au sein de l’organisation.

Enfin, le fait d’intégrer les personnes concernées s’inscrit dans le processus de gestion du changement : c’est un moyen de les faire participer au changement plutôt que de le leur imposer. Un élément essentiel pour faciliter le succès d’une transformation organisationnelle.

Lorsqu’une entreprise doit adapter son organisation, disposer d’un rapport d’audit dépeignant une image globale du fonctionnement de l’entreprise est un réel atout pour prendre les meilleures décisions. Dans cette étude de cas, nous présentons un audit organisationnel à l’échelle d’un service, ayant permis à la Directrice d’obtenir des éléments de réponses concrets. Il s’agissait notamment de mieux comprendre comment était réellement répartie la charge de travail au sein de l’équipe et ainsi évaluer les possibilités pour l’attribution de nouvelles activités.

Situation

Défis

Approche

Résultats

Chiffres clés

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Références

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