Effectuer un audit organisationnel afin d’identifier les dysfonctionnements d’un département

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2020
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Audit organisationnel, Analyse du département marketing
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Effectuer un audit organisationnel afin d’identifier les dysfonctionnements d’un département
Le manque d’efficience de certains départements est un problème fréquent dans de nombreuses entreprises. Pour notre client, une PME avec plusieurs points de vente en Suisse, d’importants dysfonctionnements avaient été identifiés au sein du département marketing, un service clé pour réussir à se différencier de la concurrence. M&BD Consulting a procédé à un audit organisationnel afin de dégager des axes d’amélioration permettant d’augmenter la performance du département.

En bref

Mission

Procéder à un audit organisationnel dans le but de dégager des axes d’amélioration permettant d’augmenter la performance du département marketing.

Résultats

  • Un rapport complet sur le fonctionnement du département marketing
  • Une cartographie de la situation organisationnelle actuelle du département marketing : qui fait quoi, avec quelles compétences, avec quels processus et avec quels outils ?
  • Une étude de satisfaction des parties prenantes
  • Une cartographie des compétences en place et des compétences nécessaires pour le futur
  • Des recommandations afin de perfectionner le fonctionnement
  • Une matrice des risques à court, moyen et long terme

Impact

  • Une prise de conscience générale de l’importance du service marketing
  • Une amélioration des méthodes de travail et des flux d’information
  • Un alignement des attentes et des besoins entre le département marketing et les autres départements
  • Une prise de décision facilitée car basée sur des indicateurs concrets
  • Une optimisation des ressources disponibles
  • Une vision claire des changements à entreprendre

En détail

Comment améliorer le fonctionnement d’un département ?

C’est la question que se posent de nombreuses sociétés, constatant le manque d’efficience de certaines de leurs divisions. Une analyse permet de dégager des axes d’amélioration implémentables. Dans le cas spécifique de notre client, une PME avec plusieurs points de vente en Suisse, le Directeur Général avait identifié un manque de performance au niveau du département marketing.

La performance d’un département dépend en partie de son organisation

Pour toute entreprise évoluant dans un environnement hautement concurrentiel, le bon fonctionnement du département marketing est primordial pour la survie de la société. Les produits proposés par les différents acteurs du marché sont relativement similaires : il est donc impératif de pouvoir s’appuyer sur un service marketing performant, capable de dégager de réels avantages concurrentiels.

L’efficacité du marketing dépend certes des connaissances du métier et des techniques, mais également de plusieurs facteurs liés à l’organisation et notamment de la structure organisationnelle, des processus, des activités, des systèmes d’information et du niveau de formalisation global de ces différents éléments. En tant qu'expert dans le domaine, nous avons été mandatés pour identifier les dysfonctionnements du département marketing d’un point de vue organisationnel.


Un audit organisationnel orienté sur deux aspects : la gestion de l’information et le fonctionnement du département.

Nos experts ont procédé à un Audit Organisation M&BD©, pour déterminer si l’organisation du département était adaptée au marché hautement concurrentiel.

Notre méthodologie en plusieurs phases, nous a permis de récolter rapidement la totalité des informations nécessaires à l’établissement du diagnostic organisationnel. Nous avons procédé à :

  • Une analyse de documents et rapports formels ;
  • Des interviews avec chaque collaborateur du département ainsi qu’avec chaque personne en interaction avec le département ;
  • Plusieurs workshops avec les personnes ayant un rôle clé dans l’entreprise.

L’objectif était de couvrir deux grands aspects de l’organisation du département :

Analyse du Knowledge Management et du Fonctionnement


Par ailleurs, une partie de nos recherches concernait le niveau de satisfaction interne relatif aux prestations du service marketing.

Nous avons conclu cette partie analytique par une présentation exhaustive des résultats, étayée par différents documents (rapport complet d’audit, cartographie des processus, matrice des risques à court, moyen et long termes…). Nous avons également formulé une série de recommandations concrètes, évaluées et priorisées. L’ensemble des documents mis à disposition du client constituait un outil solide d’aide à la décision pour augmenter la performance du département marketing.

L’analyse fournie a permis au client de comprendre les causes de sous-performance de son département marketing et les recommandations formulées. Dans un second temps, il a souhaité aller plus loin dans la démarche et nous a demandé de réaliser un design organisationnel pour ce département clé, en prenant en compte ses contraintes internes.

En chiffres

  • 11 interviews menés
  • 18 documents/rapports analysés
  • 3 workshops
  • 1 rapport complet d’audit organisationnel
  • 1 cartographie de l’organisation actuelle
  • 1 analyse des compétences disponibles
  • 4 designs d’organisation potentielle
  • 1 matrice des risques à court, moyen et long termes
  • 27 recommandations concrètes priorisées

Dans la finalité

L’organisation d’un département constitue un réel levier pour agir sur sa performance

Dans ce cas spécifique, l’efficacité du service marketing a été améliorée non pas en agissant sur les activités directement mais sur le fonctionnement, les processus et les systèmes d’information de ce département, sans remettre en cause les postes de travail.


Communiquer en interne sur la valeur ajoutée de certaines activités est essentiel

Le département marketing joue un rôle crucial dans une structure comme celle-ci, sur un marché très compétitif. C’est lui qui permet de réellement se différencier de la concurrence.

L’étude de satisfaction menée en interne a permis de mettre en avant le besoin de mieux communiquer la valeur ajoutée du service marketing aux autres services internes. Ainsi, la réorganisation a ensuite été beaucoup mieux reçue et plus efficace.

Le manque d’efficience de certains départements est un problème fréquent dans de nombreuses entreprises. Pour notre client, une PME avec plusieurs points de vente en Suisse, d’importants dysfonctionnements avaient été identifiés au sein du département marketing, un service clé pour réussir à se différencier de la concurrence. M&BD Consulting a procédé à un audit organisationnel afin de dégager des axes d’amélioration permettant d’augmenter la performance du département.

Situation

Défis

Approche

Résultats

Chiffres clés

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Références

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