Recruter pour un rôle clé : un processus à l’image du poste

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Recruter pour un rôle clé : un processus à l’image du poste
Recruter la personne qui saura prendre en main la direction d’un département important demande un investissement particulier de la part de l’équipe des ressources humaines. Les enjeux sont multiples et les capacités managériales de la personne choisie peuvent avoir un impact, positif ou négatif, bien au-delà du département concerné. Dans cette étude de cas, nous allons vous présenter comment nous avons accompagné une structure publique dans son processus de recrutement pour la direction de l’un de ses départements.

En bref

Mission

Accompagner une structure publique dans le processus de recrutement de la personne qui prendra la tête de l’un de ses départements

Résultats

  • recrutement d’un profil correspondant aux exigences du poste  
  • suivi et cadrage du processus par étapes
  • évaluation des candidatures sur la base de critères objectifs
  • gestion de la coordination et de la communication avec les candidat·e·s et l’équipe à l’interne

Impact

  • respect des procédures internes
  • décharge de la gestion de la coordination et du suivi pour le client  
  • transparence du processus
  • décision basée sur des critères objectifs

En détail

Les tenants et aboutissants d’un poste de direction  

En tant que cabinet de conseil en gestion d’entreprise, nos interlocuteurs privilégiés sont régulièrement des personnes occupant des postes de direction. Nous avons par conséquent une bonne connaissance des enjeux auxquels celles-ci font face et des compétences en management requises pour être à la tête d’une organisation.  

Ces connaissances ont motivé notre client, une institution publique, à faire appel à notre équipe pour l’accompagner dans le processus de recrutement pour un poste clé : celui de Directeur·trice de département. 

Nous avions ainsi pour mission d’assurer le respect des procédures de l’institution en question tout en apportant notre savoir-faire en gestion de projet et nos connaissances en matière de management.  

Au cours des six mois de projet, nous avons donc proposé un cadre pour le processus de recrutement, effectué le suivi et l’évaluation des dossiers et aidé à la sélection des candidat·e·s en apportant le cadre d’évaluation ainsi que les informations nécessaires à la prise de décision.  

Poser les jalons et le cadre du projet avec les personnes clés 

La première phase du projet, indispensable à son bon déroulement, concernait le cadrage et la préparation du processus de recrutement. En lien étroit avec la personne en charge du recrutement, avec laquelle nous avons collaboré tout au long de ce mandat, nous avons défini les principales étapes et échéances du projet.  

Nous avons également constitué une commission dont la mission était d’évaluer les candidat·e·s et de procéder à une recommandation auprès de la personne en charge de la décision finale. Cette Commission comprenait huit membres internes à l’institution disposant de compétences et rôles clés pour l’évaluation des candidat·e·s. L’une de nos premières activités a été de prendre contact avec les différents membres de la Commission afin de leur expliquer le déroulement du processus, leur implication et ce qui était attendu de leur part.  

Effectuer une première sélection pertinente et concevoir un canevas d’évaluation pour sélectionner les meilleurs profils 

Afin de cerner les enjeux et les exigences du poste, nous nous sommes entretenus avec la personne qui allait quitter le poste. Cette démarche allait nous permettre de cibler les qualités et compétences requises pour assurer le rôle de direction. Les informations récoltées allaient également être utiles à l'élaboration d'un canevas d'évaluation des dossiers reçus. 

Suite à l’annonce publiée par les responsables du projet à l’interne, à savoir, le service des ressources humaines, plus d’une centaine de candidatures avaient été reçues. À l’issue d’un premier tri, les candidatures recevables nous ont été transmises.   

À ce stade du processus, nous devions sélectionner et proposer à la Commission les candidatures les plus pertinentes. Nous avons donc passé en revue chaque dossier et les avons classés par degré de priorité.  

Nos connaissances des qualités et des compétences requises pour une direction efficace ainsi que les éléments d’information récoltés, directement liés au poste en question, nous ont permis d’établir un canevas d’évaluation des candidat·e·s. Cette grille de lecture des dossiers de candidature a été partagée avec les membres de la Commission afin d’en assurer la transparence et de leur fournir un outil d’évaluation sur lequel se baser.   

La première phase d’entretiens avec les candidat·e·s 

Après analyse des dossiers, nous avons retenu six candidat·e·s pour le premier tour d’entretiens. Leurs profils ont été présentés à la Commission et validés par celle-ci. Après avoir coordonné l’organisation et la planification des entretiens, nous avons contacté les candidat·e·s sélectionné·e·s. Ces entretiens ont été préparés et animés par nos intervenant·e·s, en présence des membres de la Commission. À l’issue de cette série d’entretiens, la Commission avait pu écarter les candidatures moins pertinentes. 

L’évaluation des candidat·e·s 

Les étapes suivantes concernaient : 

  • une mise en situation 
  • des tests de personnalité
  • des recherches documentaires sur la réputation des candidat·e·s

Nous avons, entre autres, préparé la mise en situation et son récit visant à évaluer les capacités des candidat·e·s, sélectionné les tests de personnalité pertinents à leur faire passer et effectué des recherches en ligne concernant leur image publique afin de s’assurer qu’il n’y ait pas d'élément incompatible avec un poste de direction. En parallèle, nous avons géré la coordination de cette phase, en faisant le lien avec les candidats et candidates afin de les informer de l’évolution de leur postulation ainsi que des éventuelles prochaines étapes. 

Pour les candidat·e·s toujours en lice, un deuxième entretien 

Les candidat·e·s maintenues à l’issue de la phase d’évaluation précédent concernaient des profils particulièrement intéressants pour ce poste de direction. Afin de les départager, nous avons préparé une mise en situation spécifique et le fil rouge de l’entretien. Le but de cette mise en situation était d’évaluer chez la personne présente sa compréhension des enjeux du poste et sa capacité à faire face à ces derniers. 

La personne entendue lors de cette phase d’évaluation devait présenter un plan d’action concret répondant à une situation donnée, préparé au préalable selon nos indications. Lors de cet entretien, notre rôle était alors de cadrer les échanges et de gérer les informations pour ensuite conduire les débriefings avec la Commission. Ce deuxième tour des entretiens allait permettre à la Commission de proposer un candidat ou une candidate à la personne responsable de la validation finale.  

En chiffres

  • 6 mois de mission
  • 7 étapes dans le projet
  • 8 personnes dans la Commission  
  • 25 critères d’évaluation des candidat·e·s
  • 99 profils présélectionnés
  • 6 personnes sélectionnées pour le premier tour
  • 2 personnes sélectionnées pour le deuxième tour
  • 2 rapports d’évaluation de 20 pages

Dans la finalité

Dans le cadre de ce mandat, nous avons joué un rôle important de coordination à travers le contact avec les candidat·e·s, les membres de la Commission et la personne responsable du projet de recrutement. 

Du début à la fin de ce processus, nous avons planifié, préparé et organisé les différentes rencontres et entretiens. Nous avons également été les garants d’un processus de recrutement conforme aux exigences de l’institution tout en l’adaptant à l’envergure de la mission grâce à nos connaissances en management et organisation.  

Parce que l’humain reste au centre de tout recrutement, nous avons porté une attention particulière à ce que la communication avec les candidat·e·s soit transparente et constructive en offrant des feedbacks, que la personne soit retenue ou non pour le reste du processus. 

Au final, la personne sélectionnée par l’institution en question sera passée par un processus de recrutement structuré, transparent et objectif.   

Recruter la personne qui saura prendre en main la direction d’un département important demande un investissement particulier de la part de l’équipe des ressources humaines. Les enjeux sont multiples et les capacités managériales de la personne choisie peuvent avoir un impact, positif ou négatif, bien au-delà du département concerné. Dans cette étude de cas, nous allons vous présenter comment nous avons accompagné une structure publique dans son processus de recrutement pour la direction de l’un de ses départements.

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