Le digital pour optimiser les activités administratives

Création de processus, Digitalisation, Implémentation d’outil, Optimisation de l’organisation, Transformation digitale
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Le digital pour optimiser les activités administratives
La digitalisation de certaines activités peut réellement représenter un atout pour une entreprise. Dans les paragraphes qui suivent, nous illustrons la refonte du service de comptabilité d’une entreprise composée de plusieurs filiales. En repensant la comptabilité à travers le spectre de la digitalisation, nous avons aidé notre client à optimiser les processus, à centraliser et professionnaliser l’activité.

En bref

Mission

Repenser le système de comptabilité d’une entreprise et exploiter les possibilités de digitalisation pour optimiser les activités et processus

Résultats

  • Une analyse des processus métier et des outils utilisés
  • La redéfinition des processus métier et la modélisation d’un nouveau système de comptabilité
  • Le développement d’une plateforme sur mesure
  • Un projet pilote pour tester le nouveau système de comptabilité
  • La formation des collaboratrices et collaborateurs concerné·e·s
  • La gestion de l’implémentation du système à l’échelle de l’entreprise

Impact

  • Une optimisation des ressources
  • Un accès facilité à l’information permettant un meilleur suivi des flux financiers
  • La professionnalisation de l’activité grâce à la standardisation des processus et des méthodes de travail, la réattribution des tâches à des ressources dédiées et expérimentées ainsi qu’à la mise en place d’une comptabilité analytique
  • Un regain de motivation des personnes concernées qui pouvaient désormais s’investir davantage dans les activités en lien direct avec leurs fonctions principales
  • Des économies d’échelle grâce à l’utilisation d’une seule et même solution à travers l’ensemble des filiales, réduisant ainsi le nombre de licences et d’outils nécessaires

En détail

Quels aspects de l’entreprise digitaliser ?

La transformation digitale de l’entreprise peut s’effectuer à différents niveaux. Il peut s’agir, entre autres, de redéfinir le business model en y intégrant le digital dans l’équation, exploiter les nouvelles technologies pour améliorer l’expérience client ou encore digitaliser certaines activités au sein de l’organisation dans le but de gagner en efficacité.

Dans ce troisième cas de figure, la digitalisation est particulièrement intéressante à considérer pour optimiser les activités qui n’ont qu’une faible valeur ajoutée pour l’entreprise mais qui sont nécessaires à son fonctionnement. Nous évoquons ici les activités dites « de soutien » dans le modèle de la chaîne de valeur de Porter. À savoir, celles qui ne sont pas directement impliquées dans le processus de production mais qui le soutiennent. C’est souvent le cas des activités administratives et notamment de la comptabilité.

C’est spécifiquement cet exemple que nous décrivons dans cette étude de cas : dans une optique de transformation organisationnelle visant un fonctionnement global plus optimal, une entreprise composée de plusieurs filiales a souhaité adopter une approche plus moderne et professionnalisée des activités de comptabilité. Un diagnostic effectué en amont avait permis de mettre en lumière que le temps dédié à ce type d’activités était relativement important. Il existait donc une grande marge de manœuvre pour les optimiser, notamment à travers l’automatisation de certaines tâches.

Repenser les activités administratives

Les filiales qui composaient l'entreprise de notre client étaient relativement autonomes dans leur fonctionnement. Chacune avait donc sa manière de réaliser les tâches administratives. Dans la chaîne de valeur de cette organisation, la comptabilité constituait une activité de soutien qui ne générait pas directement de la valeur pour le client final. Et, dans chaque filiale, la fonction était effectuée par une collaboratrice ou un collaborateur, en annexe de son activité principale. Cela posait différents problèmes. D’une part, il était impossible pour notre client d’avoir une visibilité sur la comptabilité dans son ensemble car l’information était fragmentée. En effet, chaque filiale utilisait une solution informatique différente et stockait ses pièces comptables sous format papier, sur place. D’autre part, les tâches liées à ces activités s’inscrivaient comme une charge de travail supplémentaire à faible valeur ajoutée et étaient par conséquent perçues de manière négative par les collaboratrices et collaborateurs concerné·e·s. Ces personnes, pour qui la comptabilité n’était pas leur métier, ne disposaient par ailleurs pas des compétences pour effectuer avec aise les activités concernées.

Une digitalisation de la comptabilité qui faisait tout son sens

Notre ambition était non seulement d’automatiser certaines tâches mais aussi de saisir l’occasion de repenser les processus et d’exploiter ainsi le digital pour optimiser l’activité et contribuer à une montée en compétence du service.

Nous avons commencé par définir un système de comptabilité mieux adapté au contexte de notre client. Nous avons ainsi proposé un modèle de services partagés qui permettait notamment de :

  • dématérialiser les pièces comptables
  • alléger la charge de travail des filiales
  • centraliser l’information
  • pratiquer une comptabilité analytique facilitant la prise de décision

Nous avons modélisé ce nouveau système et défini les processus ainsi que les règles d’interaction entre les filiales et le nouveau service de comptabilité commun. Ce modèle incluait la création et la mise en place d’une plateforme pour la gestion des pièces comptables. Un outil développé sur mesure qui allait permettre à chaque filiale de transmettre ses pièces comptables sous format numérique au service central.

Une fois notre modèle validé, nous avons collaboré avec un prestataire pour le développement de la plateforme et avons géré un projet pilote d’implémentation du nouveau modèle dans deux filiales. Cette phase de test a permis d’ajuster les fonctionnalités de la plateforme et d’évaluer la prise en main de l’outil par les collaboratrices et collaborateurs. Nous avons ensuite été en mesure de lancer l’implémentation du modèle à l’échelle de toute l’entreprise en toute sérénité.

Au terme de notre intervention, la comptabilité était centralisée au sein d’un service dédié et les tâches étaient effectuées par des ressources expérimentées et compétentes. Dès lors, du côté des filiales, la seule tâche qui leur incombait était la transmission des pièces comptables sous format numérique via la plateforme élaborée sur mesure.

En chiffres

  • 5 étapes intermédiaires validées par le client
  • 8 services de comptabilité différents mis en commun en un système centralisé
  • 3 outils comptables analysés sur la base de 7 critères d’évaluation
  • 1 outil sélectionné et 1 plateforme sur mesure développée pour l’ensemble des filiales
  • Une réduction de 30% de la charge de travail initialement consacrée aux activités comptables

Dans la finalité

Les outils digitaux offrent une infinité d’opportunités pour améliorer le fonctionnement d’une entreprise. Néanmoins, pour exploiter pleinement ces opportunités, une réflexion stratégique s’impose. Une réflexion qui, comme évoqué ici, permet d’automatiser certaines tâches mais aussi de redéfinir les processus afin de gagner en efficacité à tous les niveaux. Dans le cas de notre client, repenser le système de comptabilité à travers le filtre de la digitalisation a eu des impacts positifs à plusieurs niveaux, ce qui a réellement contribuer à renforcer l’organisation.

La digitalisation de certaines activités peut réellement représenter un atout pour une entreprise. Dans les paragraphes qui suivent, nous illustrons la refonte du service de comptabilité d’une entreprise composée de plusieurs filiales. En repensant la comptabilité à travers le spectre de la digitalisation, nous avons aidé notre client à optimiser les processus, à centraliser et professionnaliser l’activité.

Situation

Défis

Approche

Résultats

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