Vos systèmes d’information sont-ils réellement adaptés ?

Digitalisation, Gestion de l’organisation, Outil, Analyse comparative, Audit Digital M&BD
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Vos systèmes d’information sont-ils réellement adaptés ?
Être contraints d’effectuer un changement dans nos habitudes peut s’inscrire comme une opportunité de prendre du recul pour évaluer les alternatives et trouver des solutions plus optimales. Dans les paragraphes suivants, nous illustrons cela avec le cas d’une société familiale amenée à repenser son écosystème digital. Notre équipe a été mandatée pour réaliser un audit digital. Notre intervention devait permettre d’identifier les outils utilisés, comprendre les besoins liés aux activités et recommander des solutions pour optimiser les systèmes d’information.

En bref

Mission

Effectuer un audit digital pour évaluer l’écosystème digital d’une PME

Résultats

  • Une cartographie des outils utilisés
  • Une évaluation des besoins en outil digitaux liés aux principales activités des différentes équipes et aux différents flux de communication
  • Une analyse comparative de plusieurs outils de gestion d’entreprise
  • Une gap analysis entre la situation actuelle et la situation idéale
  • Des recommandations pour optimiser l’écosystème digital dans sa globalité
  • Un plan d’action pour prioriser et guider les principaux changements à mettre en place

Impact

  • Une meilleure compréhension des besoins des différentes équipes en termes d’outils digitaux
  • Une prise de conscience sur le manque d’une culture digitale au sein de l’organisation
  • Une prise de décision basée sur des données réelles

En détail

Avez-vous déjà remarqué comme les habitudes sont difficiles à changer ?

Parfois, nous effectuons une même action ou utilisons un même outil pendant des années sans nous poser de questions. Nous ne prenons que rarement le temps et le recul nécessaire pour nous demander s’il ne serait pas possible de faire mieux, plus simple, moins cher… C’est souvent un événement, prévisible ou imprévisible, qui vient casser la routine, causer une remise en question et amener la possibilité d’un changement. Un phénomène que l’on observe aussi bien dans la vie privée que dans la vie professionnelle.

Une société familiale utilisait le même logiciel de gestion d’entreprise depuis de nombreuses années sans jamais avoir envisagé changer de solution. Or, le fournisseur de la solution informatique en question allait faire évoluer son offre et son produit de manière significative. Pour les dirigeants de cette PME, cela constituait un événement perturbateur dans leur routine : qu’ils décident d’utiliser la nouvelle version du logiciel ou non, des changements allaient obligatoirement avoir lieu. Dès lors, cette situation s’inscrivait comme une opportunité de se remettre en question et d’évaluer les alternatives possibles.

C’est dans cette optique que notre équipe a été mandatée. Notre mission était d’effectuer un audit digital et fournir des recommandations à notre client qui permettent de faciliter la prise de décisions futures en matière d’outils digitaux.

Plus qu’un audit, une réflexion globale sur l’utilisation des outils digitaux

Notre ambition était d’évaluer, d’une part, les besoins liés au logiciel de gestion et, d’autre part, l’écosystème digital dans sa globalité, le but étant d’identifier les éventuelles synergies entre les outils. Notre client souhaitait en effet des pistes concrètes d’amélioration de l’ensemble du système d’information.

Nous avons commencé par organiser des workshops avec les dirigeants pour mieux cerner leur réalité, leurs défis quotidiens, leur vision et ainsi être en mesure de définir la situation idéale vers laquelle faire tendre l’écosystème digital. Comme dans toutes nos interventions, il était primordial pour nous de proposer une solution adaptée aux besoins et aux contraintes de notre client.

Notre équipe a ensuite rassemblé des données provenant de différentes sources. Nous avons notamment mené des entretiens avec les responsables d’équipe et les utilisateurs clés du logiciel évoqué précédemment. Nous avons également recueilli des informations se trouvant dans différents documents existants (méthodes de travail, guides d’utilisation, etc.) concernant l’ensemble des outils utilisés par les collaboratrices et collaborateurs. Puis, certains membres de notre équipe sont allés sur le terrain afin d’observer l’utilisation quotidienne des outils.

Les symptômes d’une mauvaise utilisation des systèmes d’information

Sur la base de nos analyses, nous avons pu formuler des constats intéressants :

  • Les outils utilisés étaient relativement adaptés. Le problème principal se situait au niveau de l’utilisation. Autrement dit, aucune directive et trop peu de formation avait été réalisées et chaque personne avait donc sa propre utilisation de l'outil.
  • Les outils n’étaient pas synchronisés entre eux et certaines fonctionnalités clés n’étaient pas exploitées. Il existait donc une grande marge de progression pour gagner en efficacité dans la réalisation des activités quotidiennes et améliorer les flux de communication.
  • Aucune règle concernant le stockage des données informatisées n’avait été définie. Par conséquent, la gestion de la connaissance n’était pas optimale et comportait un risque de perte de données relativement élevé.
  • Les outils digitaux n’étaient pas exploités pour effectuer un suivi des activités et extraire des statistiques permettant de faire évoluer l’entreprise.
  • D’une manière générale, la culture du « digital » n’était pas homogène au sein de cette société.

Au terme de notre intervention, notre client disposait d’un rapport synthétisant l’ensemble des recherches et analyses effectuées. Nous avons également formulé des recommandations et développé un plan d’action visant une meilleure utilisation des systèmes d’information pour pallier les dysfonctionnements et augmenter l’efficacité des activités. Nous avons évidemment aussi mené une analyse comparative des différents logiciels de gestion d’entreprise et avons proposé la solution la mieux adaptée aux besoins de la société.

En chiffres

  • 13 dysfonctionnements identifiés
  • 14 recommandations formulées
  • 4 logiciels de gestion d’entreprise évalués et comparés
  • 1 plan d’action avec 4 axes d’amélioration principaux

Dans la finalité

Au-delà de réponses concrètes visant à améliorer l’écosystème digital et faciliter la prise de décision, notre intervention a également permis de sensibiliser notre client sur l’importance de définir les règles et les objectifs pour chaque outil utilisé afin de créer de la cohérence. Par ailleurs, le défi du digital va plus loin que la sélection et l’implémentation d’outils adaptés : il s’agit avant tout de s’assurer que les utilisateurs soient correctement formés et qu’ils perçoivent la valeur ajoutée de ces outils. Un aspect qui a pu être mis en évidence dans ce mandat.

Être contraints d’effectuer un changement dans nos habitudes peut s’inscrire comme une opportunité de prendre du recul pour évaluer les alternatives et trouver des solutions plus optimales. Dans les paragraphes suivants, nous illustrons cela avec le cas d’une société familiale amenée à repenser son écosystème digital. Notre équipe a été mandatée pour réaliser un audit digital. Notre intervention devait permettre d’identifier les outils utilisés, comprendre les besoins liés aux activités et recommander des solutions pour optimiser les systèmes d’information.

Situation

Défis

Approche

Résultats

Chiffres clés

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Références

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