Soutenir le Directeur d’une coopérative dans le déploiement de projets visant à améliorer l’organisation
Un audit organisationnel pour une coopérative de l’industrie agroalimentaire avait permis d’identifier les principales sources des dysfonctionnements. À l’issu de cette première mission, notre équipe avait fourni à la Direction une liste de recommandations pour améliorer son organisation. Nous lui avions également livré un plan d’action présentant les projets à mener à moyen terme.
Dans le cadre de missions d’audit, nous prenons toujours le soin de proposer des solutions implémentables et adaptées à la réalité du client. Néanmoins, il arrive parfois que les clients aient besoin de soutien pour l’implémentation effective des projets recommandés. En l’occurrence, la coopérative présentée ici ne disposait pas de toutes les compétences et ressources nécessaires pour réaliser et déployer l’ensemble des projets proposés. Une discussion entre le Directeur de la coopérative et notre équipe a permis de prioriser les projets à déployer et de mettre en évidence ceux pour lesquels l’entreprise avait besoin d’un accompagnement opérationnel.
Notre équipe a donc à nouveau été sollicitée afin de soutenir le Directeur dans la mise en oeuvre de plusieurs projets visant à améliorer l’organisation sous différents aspects.
La mission concernait essentiellement le développement des modèles et outils qui allaient permettre de résoudre les principaux dysfonctionnements identifiés dans le cadre de l’audit. En voici quelques exemples :
La structure organisationnelle de la coopérative était floue. Il était fondamental de la définir de manière plus précise et de la documenter. L’ambition était de clarifier la position de chaque fonction au sein de l’entreprise ainsi que les relations entre les fonctions. Sur la base des structures types de Mintzberg, nous avons identifié la structure qui convenait le mieux à l’activité de la coopérative et l’avons adaptée en y intégrant les fonctions existantes au sein de l’entreprise. Nous avons également créé un organigramme représentant chaque rôle dans l’organisation.
Les rôles et les responsabilités des collaboratrices et collaborateurs n’étaient pas clairement définis et exprimés. Nous avons donc développé une matrice RACI recensant les principales activités et mettant en évidence les rôles et responsabilités des personnes impliquées dans chacune des activités identifiées. Nous avons aussi créé des descriptions de fonction pour l’ensemble des fonctions. Ces éléments ont permis à chacun·e de mieux comprendre sa place dans l’entreprise, son cahier des charges ainsi que sa mission notamment.
Les rôles et responsabilités des organes de gouvernance manquait eux aussi de clarté. Nous avons donc redéfini la fonction et les compétences de chaque organe et avons créé un tableau permettant de conceptualiser le processus décisionnel au sein des différents organes.
Dans le but de suivre et améliorer la performance des équipes, un système d’évaluation a été développé. Cet outil allait permettre de faciliter le suivi de l’évolution des collaboratrices et collaborateurs et de fixer des objectifs clairs pour chacun·e.
La politique salariale n’était pas claire et il n’existait aucun règlement du personnel ce qui avait été identifié comme étant une source de frustration importante au sein des équipes. Afin de palier cela, nous avons clarifié la politique salariale et l’avons documentée, nous avons aussi défini une grille salariale adaptée et avons créé un règlement du personnel sur mesure.
Notre mission était de donner suite aux recommandations de l’audit organisationnel en créant les supports et documents de référence qui allaient permettre d’améliorer le fonctionnement de la coopérative. Pour y arriver, nous avons travaillé main dans la main avec le Directeur qui nous a apporté des insights indispensables au développement des modèles et outils afin d’assurer qu’ils soient adaptés à la réalité de la coopérative.
Au terme de la mission, notre client disposait des plusieurs livrables de différents types (matrices, organigrammes, fiches descriptives, formulaires d’évaluation…) ainsi que les lignes directrices permettant une utilisation efficace des ces éléments. Il ne lui restait plus qu’à passer à l’action en intégrant ces modèles et outils dans les activités quotidiennes de la coopérative et en transmettant les documents aux différentes personnes concernées.
Aller à la rencontre du personnel pour comprendre les dysfonctionnements d’une organisation. M&BD Consulting SA. (2023). www.mbdconsulting.ch/etudes-de-cas/rencontrer-personnel-pour-comprendre-dysfonctionnements-organisationnels
