Réaliser un audit organisationnel pour une coopérative de l’industrie agroalimentaire afin d’identifier la source des dysfonctionnements et trouver des pistes d’amélioration
Le Comité d’une coopérative active dans l’industrie agroalimentaire souhaitait repenser son organisation et, notamment, la manière dont les rôles et fonctions étaient attribués au sein de la structure.
Des difficultés dans les processus de décision, une insatisfaction généralisée, un manque de communication et de coordination entre les équipes étaient des symptômes typiques qui affectaient l’activité de la coopérative. Pour pérenniser et développer l’activité, identifier la source de ces dysfonctionnements et les pistes d’amélioration était indispensable.
C’est dans ce contexte que notre équipe s’est vu confier la réalisation d’un audit organisationnel dont le but était d’offrir une vision d’ensemble de l’organisation, identifier clairement les points de friction et leurs causes puis proposer des solutions correctives adaptées.
Nous avons commencé par prendre connaissance de l’historique de cette coopérative et avons rassemblé les informations existantes pour nous permettre de « tâter le terrain ». En fonction des besoins du projet, nous avons sélectionné l’équipe qui allait travailler sur le dossier et avons défini un planning ainsi que la méthodologie utilisée.
Active depuis près de 100 ans, cette société rassemblait une quinzaine de collaboratrices et collaborateurs occupant des fonctions différentes, allant de la production à la gestion administrative en passant par la vente. Comme souvent dans le cadre d’un audit organisationnel, pour compléter la documentation existante, nous avons récolté des informations directement auprès des équipes concernées.
Nous avons mené des entretiens individuels avec le personnel afin de récolter des données détaillées sur les activités au quotidien et les rôles des personnes dans l’organisation. Ces entretiens nous ont offert une vision d’ensemble et ont révélé plusieurs dysfonctionnements dont certains semblaient inconnus par les leaders de la coopérative. Notamment, au-delà de l’insatisfaction généralisée, il existait des conflits et tensions entre plusieurs membres et une grande partie des personnes interrogées se sentaient sous-estimées.
Notre analyse, couvrant 9 axes différents, nous a permis d’identifier clairement les sources de ces symptômes. En voici quelques-unes :
Au niveau des différents postes, les rôles et responsabilités étaient flous. Les activités de chacune et chacun n’étaient pas définis de manière détaillée et formalisé.
La Coopérative était régie par plusieurs organes de gouvernance dont notamment un Comité et une Direction. Or, la répartition du pouvoir de décision et les attentes envers chacun des organes dirigeants n’étaient pas claires.
Qu’il s’agisse des processus de travail, des cahiers des charges, de la stratégie d’entreprise ou encore du savoir-faire, très peu d’éléments étaient documentés et formalisés. Par ailleurs, les quelques documents à disposition étaient encore sous formes de documents-papier, difficilement accessibles. Il n’existait donc pratiquement aucun documents formels pour guider l’activité.
Nous avons élaboré une matrice AS-IS vs TO-BE permettant de clairement mettre en avant la situation actuelle en comparaison avec la situation idéale vers laquelle tendre. Cette matrice a servi de base pour formuler nos recommandations.
Nous avons listé les principales recommandations à implémenter afin d’arriver à cette situation idéale. Et, pour soutenir notre client dans la réalisation des différents projets recommandés, nous lui avons fourni un plan d’action en 3 phases projetant les actions clés à mener à court, moyen et long terme.
Qu’il s’agisse de multinationales, de PME, de sociétés familiales ou de coopératives comme c’est le cas ici, notre méthodologie d’audit organisationnel s’adapte toujours aux besoins du client. Nous sommes ainsi à même d’analyser tout type d’organisation, dans sa globalité.
Même si les enjeux diffèrent en fonction des structures, les symptômes de dysfonctionnements organisationnels sont souvent similaires et assez typiques. Notre intervention permet aux clients de réellement comprendre la source des problèmes et de dégager les pistes d’améliorations les mieux adaptées à la réalité de leur organisation.
