Aller à la rencontre du personnel pour comprendre les dysfonctionnements d’une organisation

Publication le 
20
.
02
.
2023
 · 
4
min de lecture
Audit
Gestion de l'organisation
Gestion des ressources humaines
Rôles et responsabilités
Résolution de problèmes
Aller à la rencontre du personnel pour comprendre les dysfonctionnements d’une organisation
Faisant face à des symptômes typiques de dysfonctionnements organisationnels, le Comité d’une coopérative a fait appel à nos experts en gestion de l’organisation. Pour l’aider à obtenir une vision globale de l’organisation, identifier la source du problème et trouver des pistes d’amélioration, notre équipe a réalisé un audit organisationnel.

En bref

Mission

Réaliser un audit organisationnel pour une coopérative de l’industrie agroalimentaire afin d’identifier la source des dysfonctionnements et trouver des pistes d’amélioration

Résultats

  • Une analyse de l’organisation orientées sur 9 axes
  • Une matrice AS-IS vs TO-BE comparant la situation actuelle et la situation idéale
  • Une liste de recommandations à mettre en œuvre
  • Un rapport complet d’analyse et sa version synthétisée
  • Un plan d’action en 3 phases pour faciliter la mise en œuvre des solutions proposées
  • La présentation des résultats aux différents groupes concernés

Impact

  • Une vision globale et objective de l’organisation et ses dysfonctionnements
  • Une prise de conscience de l’étendue du problème et des manques au niveau de la gestion RH
  • De la carté sur les besoins de développements futurs
  • Une montée en compétence des membres du Comité et de la Direction, désormais plus sensibles aux questions organisationnelles

En détail

Les symptômes de problèmes organisationnels

Le Comité d’une coopérative active dans l’industrie agroalimentaire souhaitait repenser son organisation et, notamment, la manière dont les rôles et fonctions étaient attribués au sein de la structure.

Des difficultés dans les processus de décision, une insatisfaction généralisée, un manque de communication et de coordination entre les équipes étaient des symptômes typiques qui affectaient l’activité de la coopérative. Pour pérenniser et développer l’activité, identifier la source de ces dysfonctionnements et les pistes d’amélioration était indispensable.

C’est dans ce contexte que notre équipe s’est vu confier la réalisation d’un audit organisationnel dont le but était d’offrir une vision d’ensemble de l’organisation, identifier clairement les points de friction et leurs causes puis proposer des solutions correctives adaptées.

La récolte d’information au cœur du processus d’analyse

Nous avons commencé par prendre connaissance de l’historique de cette coopérative et avons rassemblé les informations existantes pour nous permettre de « tâter le terrain ». En fonction des besoins du projet, nous avons sélectionné l’équipe qui allait travailler sur le dossier et avons défini un planning ainsi que la méthodologie utilisée.

Active depuis près de 100 ans, cette société rassemblait une quinzaine de collaboratrices et collaborateurs occupant des fonctions différentes, allant de la production à la gestion administrative en passant par la vente. Comme souvent dans le cadre d’un audit organisationnel, pour compléter la documentation existante, nous avons récolté des informations directement auprès des équipes concernées.

Nous avons mené des entretiens individuels avec le personnel afin de récolter des données détaillées sur les activités au quotidien et les rôles des personnes dans l’organisation. Ces entretiens nous ont offert une vision d’ensemble et ont révélé plusieurs dysfonctionnements dont certains semblaient inconnus par les leaders de la coopérative. Notamment, au-delà de l’insatisfaction généralisée, il existait des conflits et tensions entre plusieurs membres et une grande partie des personnes interrogées se sentaient sous-estimées.

Identifier clairement la source des problèmes organisationnels

Notre analyse, couvrant 9 axes différents, nous a permis d’identifier clairement les sources de ces symptômes. En voici quelques-unes :

  • Les rôles et les responsabilités n’étaient pas suffisamment bien définis

Au niveau des différents postes, les rôles et responsabilités étaient flous. Les activités de chacune et chacun n’étaient pas définis de manière détaillée et formalisé.

  • Il y avait un manque de clarté au niveau de la gouvernance

La Coopérative était régie par plusieurs organes de gouvernance dont notamment un Comité et une Direction. Or, la répartition du pouvoir de décision et les attentes envers chacun des organes dirigeants n’étaient pas claires.

  • La coopérative manquait globalement de formalisation

Qu’il s’agisse des processus de travail, des cahiers des charges, de la stratégie d’entreprise ou encore du savoir-faire, très peu d’éléments étaient documentés et formalisés. Par ailleurs, les quelques documents à disposition étaient encore sous formes de documents-papier, difficilement accessibles. Il n’existait donc pratiquement aucun documents formels pour guider l’activité.

Des éléments concrets pour résoudre des problèmes organisationnels

Nous avons élaboré une matrice AS-IS vs TO-BE permettant de clairement mettre en avant la situation actuelle en comparaison avec la situation idéale vers laquelle tendre. Cette matrice a servi de base pour formuler nos recommandations.

Nous avons listé les principales recommandations à implémenter afin d’arriver à cette situation idéale. Et, pour soutenir notre client dans la réalisation des différents projets recommandés, nous lui avons fourni un plan d’action en 3 phases projetant les actions clés à mener à court, moyen et long terme.

En chiffres

  • 15 entretiens individuels
  • 9 axes d’analyses
  • 30 recommandations
  • 1 rapport d’analyse complet de 55 pages
  • 1 synthèse du rapport
  • 3 présentations des résultats, adaptées aux différentes audiences (Comité, Direction, équipes)

Dans la finalité

Qu’il s’agisse de multinationales, de PME, de sociétés familiales ou de coopératives comme c’est le cas ici, notre méthodologie d’audit organisationnel s’adapte toujours aux besoins du client. Nous sommes ainsi à même d’analyser tout type d’organisation, dans sa globalité.

Même si les enjeux diffèrent en fonction des structures, les symptômes de dysfonctionnements organisationnels sont souvent similaires et assez typiques. Notre intervention permet aux clients de réellement comprendre la source des problèmes et de dégager les pistes d’améliorations les mieux adaptées à la réalité de leur organisation.

Faisant face à des symptômes typiques de dysfonctionnements organisationnels, le Comité d’une coopérative a fait appel à nos experts en gestion de l’organisation. Pour l’aider à obtenir une vision globale de l’organisation, identifier la source du problème et trouver des pistes d’amélioration, notre équipe a réalisé un audit organisationnel.

Situation

Défis

Approche

Résultats

Chiffres clés

Découvrez-en plus sur notre savoir-faire en

Références

Autres études de cas

Pour plus de contenu identique, n'hésitez pas à parcourir tous nos contenus.
Une gestion de crise efficace grâce à un plan d'action prévu en amont
Une gestion de crise efficace grâce à un plan d'action prévu en amont
19
.
07
.
2024
 · 
4
min
Création de processus
Gestion de crise
Gestion de la gouvernance
Rôles et responsabilités
Pertes et conflits : les symptômes d’une gouvernance dysfonctionnelle
Pertes et conflits : les symptômes d’une gouvernance dysfonctionnelle
20
.
02
.
2024
 · 
4
min
Audit
Gestion de la gouvernance
Résolution de problèmes

Recevez notre newsletter

Nous sommes à votre écoute

Parlons de vos attentes et de la manière dont nous pouvons vous accompagner.