Créer, développer et déployer un système d’évaluation du personnel
La Direction d’une PME souhaitait faire monter en compétences son service RH. Au fil du temps, la structure avait en effet évolué et, pour assurer sa pérennité, il était désormais essentiel d’adapter les activités de gestion des ressources humaines. Plusieurs projets avaient été entrepris. L’un d’eux concernait l’évaluation du personnel.
L’équipe RH avait déjà procédé à une évaluation de l’ensemble des employé·e·s l’année précédente. Comme c’est souvent le cas dans les entreprises, cette évaluation reposait principalement sur des entretiens menés par les supérieurs avec chaque collaboratrice et collaborateur, individuellement.
Bien que les entretiens réalisés aient offert un espace de parole et aient permis de faire ressortir les points forts et les points faibles de chacun, la démarche n’était pas allée plus loin. L’entreprise n’avait pas donné de suite concrète aux entretiens ni réellement fait usage des informations obtenues.
La Direction et l’équipe RH avaient conscience que le concept d’évaluation devait être revu et amélioré pour réellement apporter de la valeur. C’est dans ce contexte que notre équipe a été sollicitée. Notre mission était de mettre en place un système d’évaluation du personnel, dans une perspective de suivi à long terme et d’augmentation de la performance.
Nous avons commencé par recueillir l’information existante et avons échangé avec la Direction et l’équipe RH afin de mieux définir les besoins de l’entreprise et le cadre de notre intervention. En l’occurrence, il s'agissait de :
L’objectif final était de fournir l’outil, le processus et les connaissances nécessaires pour que l'équipe RH puisse par la suite répéter de manière autonome l'évaluation au fil des années à venir.
Notre équipe a d'abord parcouru ce qui avait été réalisé par le passé. Nous nous sommes aussi intéressé·e·s à l'organisation de l'entreprise pour identifier les différents niveaux hiérarchiques et les métiers concernés par ces évaluations. Nous avons ensuite élaboré un concept de système d'évaluation sur mesure.
Nous avons d'abord défini le modèle de manière générale : une matrice composée de différents critères et d'un système de notation permettant une évaluation sous différents angles. Chaque personne devrait s'auto-évaluer puis être évaluée par son superviseur ainsi que par deux de ses collègues.
Un entretien venait compléter la grille d'évaluation et devait permettre à la personne évaluée et au superviseur d'échanger et accorder ensemble une note finale à chacun des critères.
Le modèle ayant été validé par le client, nous sommes passés à la phase de développement dans laquelle nous avons défini de manière concrète et détaillée l'ensemble des critères d'évaluation. Puis nous avons décliné la matrice en deux versions ; l’une pour les collaborateurs, et l’autre pour les personnes ayant un rôle de responsable. En collaboration avec le responsable RH, nous avons aussi défini très concrètement "qui devait évaluer qui". Enfin, nous avons présenté le processus aux personnes concernées puis avons soutenu le responsable RH dans l'organisation et la réalisation des entretiens individuels.
Pour soutenir le déploiement du système d'évaluation, notre équipe a réalisé plusieurs actions de communication :
Dans un projet comme celui-ci, un plan de communication bien ficelé avec des actions déployées au bon moment est un facteur de succès. Il permet d'une part de garantir que toutes les personnes concernées reçoivent la bonne information au bon moment mais aussi de réduire l'effet "anxiogène" que peuvent avoir les évaluations et les entretiens individuels auprès de certain·e·s employé·e·s.
La réelle valeur d'une évaluation réside dans l'usage qu'il est fait des constats obtenus et de la suite qui est donnée. Nous avons donc soutenu la Direction, et les responsables dans la définition des objectifs et défini les indicateurs de performance à suivre au fil des années pour analyser la performance des équipes.
Notre intervention a permis à cette PME de disposer d’un système d’évaluation adapté. Nous lui avons fourni un outil et des documents clairs ainsi qu’un soutien opérationnel générant une réelle montée en compétence de la fonction RH. Notre client avait désormais en main toutes les clés pour réitérer l’exercice, le développer au fil des années et faire ainsi de ce système d’évaluation un instrument de suivi de la performance des employé·e·s et des équipes.
