Définir une gouvernance de projet optimale dans le cadre d’une mission de transformation organisationnelle
Bien que la notion de gouvernance soit souvent attribuée à la sphère de l’entreprise (gouvernance d’entreprise), elle représente un concept plus large : d’une manière générale, la gouvernance constitue le système et l’ensemble des règles qui permettent de régir un domaine d’activité, quel qu’il soit.
Lors de la mise en place d’un projet, il est possible (et même recommandé) d’établir une gouvernance de projet. À savoir, de définir les protocoles pour le bon déploiement du projet. Plus concrètement, il s’agit notamment d’identifier les personnes impliquées et celles détenant un pouvoir de décision, déterminer leur rôle et leurs responsabilités, les processus de validation et règles de priorités, etc.
Un projet dans lequel interviennent plusieurs parties prenantes pourrait être comparé à un jeu impliquant plusieurs joueurs. Plus le jeu est complexe, plus il est important de jouer selon des règles clairement établies. Et, il en va de même pour la gestion d’un projet : plus le contexte est compliqué, plus il est important de disposer d’une gouvernance de projet formalisée. Ainsi, à l’image d’un livre de règles de jeu, une gouvernance de projet formalisée permet de faciliter le déploiement d’un projet.
Dans le cadre de l’un de nos mandats en organisation, nous avons pris l’initiative de proposer la mise en œuvre d’une gouvernance de projet. La mission en question concernait un acteur du secteur public, impliquait un grand nombre de parties prenantes et portait sur une importante transformation organisationnelle.
Le contexte dans lequel s’inscrivait cette mission était donc particulièrement complexe. Et, avant de se lancer dans le déploiement opérationnel des projets visant à la réorganisation de la structure, il était essentiel de définir certaines règles. Sensible à cela, notre client nous a confié la création d’une gouvernance adaptée afin d’assurer le bon déroulement de la transformation organisationnelle.
Notre statut d’intervenant externe et neutre ainsi que notre expertise en gestion de projets d’envergure nous ont rapidement permis d’identifier les différentes parties prenantes ainsi que les aspects de gestion de projet pour lesquels il était nécessaire de définir des règles.
Dès lors, il s’agissait de créer des entités (comités) constituées de représentants des différentes parties prenantes. Nous avons créé deux organes différents :
Dans cette phase, il s’agissait de définir le champ d’activité des deux organes de gouvernance : leur rôle, leur niveau d’intervention, leur cahier des charges ou encore leur pouvoir de décision.
Pour superviser et piloter le projet de manière optimale et garantir également la fluidité de l’information, il était essentiel que chacun travaille avec des outils similaires (logiciel de gestion de projet, plateforme de partage de fichiers, tableau de bord, etc.). Pour s’assurer que le projet se déroule comme prévu, des mécanismes de contrôle et de reporting ont été mis en place.
Dans une logique de transparence, d’équité et d’efficacité, certaines règles et processus ont été définis au préalable, en particulier la manière de constituer les équipes intervenant sur les sous-projets, les règles de validation des projets proposés ou encore le processus de sélection des prestataires externes, etc.
Afin que la gouvernance de projet soit formalisée, nous avons exprimé tous les éléments définis au cours de ces différentes étapes dans un document écrit : un rapport synthétique constituant les « règles du jeu » auquel se référer à tout moment.
Les avantages de cette démarche étaient nombreux mais deux grands impacts peuvent être mentionnés. D’une part, cela a permis de poser un cadre autour du projet et spécifier clairement les modes de fonctionnement, ce qui a nettement facilité le déroulement des différentes opérations. D’autre part, c’était un moyen de garantir la représentativité des parties prenantes ainsi qu’une implication cohérente et optimale de leur part. Ce qui constitue un aspect fondamental pour une mission comme celle-ci, survenant dans le secteur public et impliquant différents types d'acteurs.
La notion de gouvernance peut sembler abstraite et rigide. Or, il s’agit « simplement » de définir des protocoles tout en sachant que la réalité requiert une certaine flexibilité et donc, que ceux-ci seront probablement amenés à évoluer.
L’essentiel est d’être conscient que, quel que soit le niveau (entreprise, activité, projet), définir une gouvernance permet d’anticiper les risques et maximiser les chances de succès.
