La gouvernance de projet ou comment définir les règles du jeu

Organisation, Gestion de projet, Gouvernance, Transformation organisationnelle
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La gouvernance de projet ou comment définir les règles du jeu
Dans le cadre d’un projet d’envergure ou impliquant plusieurs parties prenantes, définir une gouvernance de projet est un atout : il s’agit de définir les règles qui permettent de soutenir le bon déploiement du projet. Nous illustrons ici comment nous avons développé une gouvernance de projet afin de mener à bien une transformation organisationnelle, survenant dans un contexte particulièrement complexe.

En bref

Mission

Définir une gouvernance de projet optimale dans le cadre d’une mission de transformation organisationnelle

Résultats

  • Une gouvernance définie dans le détail et formalisée (organes, rôles, pouvoirs de décision, processus de validation)
  • Une formalisation des processus et des règles de décision
  • Une identification des parties prenantes au projet et l’attribution de rôles spécifiques
  • Une définition des mécanismes de contrôle et de reporting

Impact

  • Une vision claire du fonctionnement du projet
  • La prévention des éventuels blocages liés à la prise de décision
  • Des comités constitués de manière neutre, équitable et pragmatique
  • La fluidité de l’information circulant entre les différentes parties prenantes du projet

En détail

Qu’est-ce que la gouvernance ?

Bien que la notion de gouvernance soit souvent attribuée à la sphère de l’entreprise (gouvernance d’entreprise), elle représente un concept plus large : d’une manière générale, la gouvernance constitue le système et l’ensemble des règles qui permettent de régir un domaine d’activité, quel qu’il soit.

Définir les règles du jeu

Lors de la mise en place d’un projet, il est possible (et même recommandé) d’établir une gouvernance de projet. À savoir, de définir les protocoles pour le bon déploiement du projet. Plus concrètement, il s’agit notamment d’identifier les personnes impliquées et celles détenant un pouvoir de décision, déterminer leur rôle et leurs responsabilités, les processus de validation et règles de priorités, etc.

Un projet dans lequel interviennent plusieurs parties prenantes pourrait être comparé à un jeu impliquant plusieurs joueurs. Plus le jeu est complexe, plus il est important de jouer selon des règles clairement établies. Et, il en va de même pour la gestion d’un projet : plus le contexte est compliqué, plus il est important de disposer d’une gouvernance de projet formalisée. Ainsi, à l’image d’un livre de règles de jeu, une gouvernance de projet formalisée permet de faciliter le déploiement d’un projet.

Définir une gouvernance de projet optimale et efficace

Dans le cadre de l’un de nos mandats en organisation, nous avons pris l’initiative de proposer la mise en œuvre d’une gouvernance de projet. La mission en question concernait un acteur du secteur public, impliquait un grand nombre de parties prenantes et portait sur une importante transformation organisationnelle.

Le contexte dans lequel s’inscrivait cette mission était donc particulièrement complexe. Et, avant de se lancer dans le déploiement opérationnel des projets visant à la réorganisation de la structure, il était essentiel de définir certaines règles. Sensible à cela, notre client nous a confié la création d’une gouvernance adaptée afin d’assurer le bon déroulement de la transformation organisationnelle.

Connaître l’étendue du projet et identifier les parties prenantes impliquées

Notre statut d’intervenant externe et neutre ainsi que notre expertise en gestion de projets d’envergure nous ont rapidement permis d’identifier les différentes parties prenantes ainsi que les aspects de gestion de projet pour lesquels il était nécessaire de définir des règles.

Créer des organes de gouvernance

Dès lors, il s’agissait de créer des entités (comités) constituées de représentants des différentes parties prenantes. Nous avons créé deux organes différents :

  • Un comité dit de “pilotage” dont la principale fonction était de valider les grandes orientations stratégiques du projet et de représenter les parties prenantes principales du projet.
  • Un comité dit “exécutif”, plus restreint, constitué exclusivement de personnes disposant de compétences clés pour assurer de la mise en œuvre des décisions prises par le comité de pilotage.

Définir les rôles et les niveaux d’intervention

Dans cette phase, il s’agissait de définir le champ d’activité des deux organes de gouvernance : leur rôle, leur niveau d’intervention, leur cahier des charges ou encore leur pouvoir de décision.

Définir les outils à utiliser et les mécanismes

Pour superviser et piloter le projet de manière optimale et garantir également la fluidité de l’information, il était essentiel que chacun travaille avec des outils similaires (logiciel de gestion de projet, plateforme de partage de fichiers, tableau de bord, etc.). Pour s’assurer que le projet se déroule comme prévu, des mécanismes de contrôle et de reporting ont été mis en place.

Définir les processus et les règles

Dans une logique de transparence, d’équité et d’efficacité, certaines règles et processus ont été définis au préalable, en particulier la manière de constituer les équipes intervenant sur les sous-projets, les règles de validation des projets proposés ou encore le processus de sélection des prestataires externes, etc.

Une gouvernance professionnalisée

Afin que la gouvernance de projet soit formalisée, nous avons exprimé tous les éléments définis au cours de ces différentes étapes dans un document écrit : un rapport synthétique constituant les « règles du jeu » auquel se référer à tout moment.

Les avantages de cette démarche étaient nombreux mais deux grands impacts peuvent être mentionnés. D’une part, cela a permis de poser un cadre autour du projet et spécifier clairement les modes de fonctionnement, ce qui a nettement facilité le déroulement des différentes opérations. D’autre part, c’était un moyen de garantir la représentativité des parties prenantes ainsi qu’une implication cohérente et optimale de leur part. Ce qui constitue un aspect fondamental pour une mission comme celle-ci, survenant dans le secteur public et impliquant différents types d'acteurs.

En chiffres

  • 1 modèle de gouvernance formalisé
  • 2 comités constitués
  • 10 types de parties prenantes identifiées
  • 4 niveaux hiérarchiques définis dans le projet
  • 5 processus de validation développés

Dans la finalité

La notion de gouvernance peut sembler abstraite et rigide. Or, il s’agit « simplement » de définir des protocoles tout en sachant que la réalité requiert une certaine flexibilité et donc, que ceux-ci seront probablement amenés à évoluer.

L’essentiel est d’être conscient que, quel que soit le niveau (entreprise, activité, projet), définir une gouvernance permet d’anticiper les risques et maximiser les chances de succès.

Dans le cadre d’un projet d’envergure ou impliquant plusieurs parties prenantes, définir une gouvernance de projet est un atout : il s’agit de définir les règles qui permettent de soutenir le bon déploiement du projet. Nous illustrons ici comment nous avons développé une gouvernance de projet afin de mener à bien une transformation organisationnelle, survenant dans un contexte particulièrement complexe.

Situation

Défis

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