L’art de gérer le changement pour faciliter la transformation de l’organisation

Gestion du changement, Transformation organisationnelle, Secteur public, Gestion de projet
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L’art de gérer le changement pour faciliter la transformation de l’organisation
De nos jours, les entreprises évoluent dans un monde interconnecté où les besoins de réorganisation et de digitalisation sont grandissants et les méthodes de travail évoluent en permanence. Ces transformations impactent les collaborateurs et une gestion du changement professionnalisée s’inscrit comme un facteur de succès. Dans le cadre d’une mission de réorganisation relativement complexe, touchant plus de 130 collaborateurs, le client nous a confié la gestion du changement. Notre intervention a permis de faciliter la transformation organisationnelle et mieux faire accepter le changement.

En bref

Mission

Prendre en main la gestion du changement pour faciliter la mise en œuvre de la transformation organisationnelle

Résultats

  • Un document de synthèse des différentes analyses
  • Une stratégie formalisée et documentée (objectifs, axes, cibles, etc.)
  • Une roadmap des actions à mener
  • Un plan de communication détaillé
  • Des rapports trimestriels pour évaluer l’impact des actions entreprises
  • Des activités prises en main de manière professionnelle par un acteur externe, objectif et expérimenté

Impact

  • Une prise de conscience de l’importance de gérer le changement et du type de mesures à mettre en place
  • Une réduction significative des risques liés à la transformation organisationnelle
  • Une prise en compte et intégration de toutes les parties prenantes
  • Une facilitation de l’acceptation des changements par celles-ci

En détail

La gestion du changement : une notion inhérente à la transformation organisationnelle

La transformation organisationnelle regroupe l’ensemble des changements opérés au sein de l’organisation afin de l’adapter aux évolutions de son écosystème [1]. En d’autres termes, la réorganisation est synonyme de changement. Et par conséquent, tout projet de réorganisation implique une certaine gestion du changement.

La façon dont on gère le changement varie selon le type de projets. D’une manière générale, plus un projet est vaste ou complexe, plus il est nécessaire de professionnaliser la gestion du changement, de la planifier et d’y allouer des ressources spécifiques. Dans le cadre de l’un de nos mandats de réorganisation, nous avons encouragé notre client à capitaliser sur celle-ci. Le mandat en question visait à réorganiser un réseau de plusieurs organismes publics afin d’optimiser leur fonctionnement.  Le projet était d’envergure : il se déroulait à l’échelle d’un canton et sur plusieurs années. L’objectif était de faire évoluer les entités vers un nouveau modèle organisationnel. Cela impliquait d’importants changements :

  • la structure des entités allait évoluer ;
  • de nouvelles activités allaient voir le jour tandis que d’autres allaient être digitalisées ;
  • certains processus métiers allaient être modifiés ;
  • de nouveaux outils allaient être implémentés, etc.

La manière de travailler de tous les collaborateurs allait donc être profondément impactée.

Pourquoi la gestion du changement est-elle fondamentale ?

La gestion du changement joue un rôle fondamental dans le succès d’un projet de transformation car elle permet de mieux faire accepter le changement et de diminuer les risques liés à la résistance au changement : « La conduite du changement se place dans une perspective empirique. Elle consiste à affronter et à contourner la résistance au changement que tous les individus concernés manifestent inéluctablement, car ils doutent de la pertinence du modèle qui leur est proposé et de la nécessité de changer de modèle » [2]. Comme évoqué plus haut, plus de 130 collaborateurs étaient concernés par la transformation qui allait survenir. Gérer le changement était essentiel pour réussir à les convaincre, à les impliquer et leur permettre de valoriser les nouvelles opportunités qui allaient être créées.

Par ailleurs, dans ce cas spécifique, il s’agissait de réorganiser un réseau d’organismes publics. Et, par nature, le nombre de parties prenantes est conséquent. Il était donc primordial de gérer le changement afin de tout mettre en œuvre pour fédérer les différents acteurs autour du projet et les faire évoluer vers une perception positive de la transformation.

Gérer le changement pour faciliter l’évolution de l’organisation

Ces différents points exposés à notre client lui ont permis de prendre conscience de l’importance de bien gérer le changement pour assurer le succès de la transformation de l’organisation. Dès lors, il était évident qu’une réflexion et des actions spécifiques devaient être développées.

Analyse

Avant de pouvoir définir les actions à déployer, il était indispensable de mieux comprendre qui étaient les personnes concernées par le changement, comment elles le percevaient,  comment elles seraient impactées et quels étaient les risques auxquels nous étions confrontés.

Stratégie

En collaboration avec notre client et sur la base des analyses effectuées, nous avons défini plusieurs objectifs. La gestion du changement devait notamment permettre de :

  • faire adhérer la majorité des collaborateurs au projet de réorganisation ;
  • présenter les nouvelles opportunités de manière valorisante pour les collaborateurs ;
  • adopter plus facilement les nouvelles méthodes de travail ;
  • faciliter la prise en main des nouveaux outils.

Pour y arriver, il était nécessaire d’agir sur plusieurs grands axes tels que le leadership, la planification, la communication, la participation des collaborateurs ou encore la formation. Nous avons exprimé quel serait le rôle et l’importance de chacun de ces axes.

Plan d’action

Une fois la stratégie établie, nous avons défini les actions concrètes à mener ainsi que les outils à utiliser et avons planifié leur déploiement dans le temps. Par exemple :

  • des événements seraient mis sur pied dans de but de présenter le projet aux collaborateurs et mieux comprendre leur positionnement
  • des newsletters régulières seraient envoyées aux différentes parties prenantes afin de les tenir informées de l’évolution du projet
  • des appels à candidatures seraient faits pour encourager les collaborateurs à participer activement au projet de transformation

Implémentation

Les actions étant définies et planifiées dans le temps, il s’agissait dès lors de procéder à leur déploiement opérationnel. La plupart des activités allaient être effectuées par notre équipe en collaboration avec la personne responsable du projet à l’interne. Pour des raisons pratiques et pour une question de pertinence, certaines activités seraient directement mises en place par le client sur la base de recommandations.  

Suivi

Vu l’importance des efforts qui allaient être alloués à la gestion du changement, il était essentiel de faire un suivi pour s’assurer que les activités déployées généraient l’impact souhaité. Nous avons donc défini des KPIs faciles à mesurer pour notre client tels que :

  • Le taux de participation aux événements
  • Le taux d’ouverture des newsletters
  • Le nombre de candidatures reçues pour la participation active aux projets de transformation

En chiffres

  • 16 types de parties prenantes identifiées à prendre en compte dans la gestion du changement
  • 35 actions différentes à mener
  • 17 événements organisés pour les collaborateurs
  • 13 newsletters envoyées aux différents types de parties prenantes
  • 24 postes ouverts en interne pour encourager les collaborateurs à participer activement aux projets de transformation

Dans la finalité

Tout projet engendrant des changements au sein de l’environnement de travail est influencé par les comportements humains. Or, gérer le changement permet de tenir compte de ce « facteur humain », favorisant ainsi le bon déroulement de la transformation.

Bien que la gestion du changement ne soit pas encore intégrée de manière systématique à tous les projets, la demande pour ce type d’accompagnement est en augmentation. Au cours des dernières années les besoins de réorganisation et la nécessité de s'adapter sont en effet devenus continuels.

Lorsque nous le jugeons indispensable au bon déroulement d’un mandat, comme c’était le cas ici, nous proposons au client de prendre en charge la gestion du changement en parallèle du scope initial. Une proposition souvent appréciée car notre expertise, notre neutralité et la disponibilité de notre équipe nous permettent d’accompagner le client de manière optimale.

De nos jours, les entreprises évoluent dans un monde interconnecté où les besoins de réorganisation et de digitalisation sont grandissants et les méthodes de travail évoluent en permanence. Ces transformations impactent les collaborateurs et une gestion du changement professionnalisée s’inscrit comme un facteur de succès. Dans le cadre d’une mission de réorganisation relativement complexe, touchant plus de 130 collaborateurs, le client nous a confié la gestion du changement. Notre intervention a permis de faciliter la transformation organisationnelle et mieux faire accepter le changement.

Situation

Défis

Approche

Résultats

Chiffres clés

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Références

[1] « Transformation organisationnelle : changer pour s’adapter », M&BD Consulting, Mai 2020, https://www.mbdconsulting.ch/publications/transformation-organisationnelle-changer-pour-s-adapter

[2] Strategor, 3ème édition, Dunod, Paris 1997, p.341

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