Une fusion de communes réussie grâce à une nouvelle organisation des services optimale et adaptée

Organisation, Gestion RH, Secteur public, Structure organisationnelle, Fusion de communes
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Une fusion de communes réussie grâce à une nouvelle organisation des services optimale et adaptée
Tout comme les fusions d'entreprises privées, les fusions de communes nécessitent un travail de réorganisation. Bénéficier d’un soutien externe et d’une expertise en organisation est un avantage pour mener à bien ce type de projet et s’assurer que la nouvelle organisation soit fonctionnelle et optimale. À travers cette étude de cas, nous présentons une mission dans laquelle nous avons accompagné la fusion de trois communes.

En bref

Mission

Accompagner plusieurs communes sur l‘ensemble des aspects liés aux ressources humaines afin de garantir une nouvelle organisation optimisée et fonctionnelle dès l’entrée en vigueur de leur fusion

Résultats

  • Un organigramme de la nouvelle organisation
  • Des entretiens de carrière pour chaque employé communal
  • La définition des rôles et responsabilités dans la nouvelle structure
  • Un soutien opérationnel pour le recrutement de nouveaux responsables de services
  • Une nouvelle grille salariale et un règlement du personnel équitables et adaptés
  • Un support dans la définition et le choix des prestataires d’assurances sociales
  • Diverses actions de communication permettant de fédérer l’ensemble des collaborateurs
  • Une liste de recommandations pour assurer le bon fonctionnement de la nouvelle structure

Impact

  • Des collaborateurs réunis autour d’une même vision
  • Une vue d’ensemble globale de la fusion d’un point de vue organisationnel
  • La continuité des activités au sein des administrations communales concernées en parallèle de la mise en œuvre de la fusion
  • L’optimisation des ressources dans la nouvelle structure
  • Des collaborateurs traités de manière équitable et transparente
  • Une nouvelle structure fonctionnelle dans les délais

En détail

Professionnaliser l’organisation : une nécessité aussi bien dans le secteur privé que public

Les fusions de communes surviennent pour différentes raisons. L’une d’elle est simplement le fait que la société se complexifie et les enjeux auxquels sont confrontées les administrations communales aussi. De ce constat découle le besoin de professionnaliser l’administration afin de disposer de compétences plus spécifiques. Ainsi, mutualiser les ressources représente une alternative intéressante pour des communes voisines.

Sur plusieurs aspects, les fusions de communes posent les mêmes défis que les fusions d’entreprises. En particulier, toutes deux nécessitent de définir une nouvelle organisation. Bâtir des bases solides est un élément fondamental pour permettre à la nouvelle structure de fonctionner efficacement.

Un cabinet de conseil en gestion pour soutenir la mise en œuvre de la fusion

Pour les aider à gérer ces aspects organisationnels, notre client – le groupement des présidents de trois communes qui s’apprêtaient à fusionner - a fait appel à notre équipe. Il souhaitait bénéficier de nos compétences en organisation afin de s’assurer que la nouvelle structure soit fonctionnelle et optimale dès l’entrée en vigueur de la fusion.

Les trois administrations communales concernées étaient composées chacune d’une dizaine de collaborateurs. Leur fusion allait donner naissance à une nouvelle organisation : une structure plus complexe et plus grande, employant près de 50 personnes. À l’image d’une petite entreprise qui grandit rapidement, ce changement impliquerait notamment d’adapter le travail, les processus, la répartition des tâches, les systèmes d’information, etc.

Organiser le travail au sein de la nouvelle structure

Dans le cadre de cette mission, une grande partie de nos efforts concernait notamment la mise en place de l’organisation du travail et la gestion de ressources humaines. Notre client souhaitait que chaque collaborateur puisse trouver sa place dans la nouvelle structure afin de garantir que tous maintiennent leur emploi lors de la fusion.

Pour optimiser les ressources dans la nouvelle organisation, nous avons commencé par designer son organigramme en identifiant les différents services et leurs interactions. Puis, sur la base d’entretiens individuels avec les collaborateurs, nous avons procédé à une analyse des ressources humaines. Cela nous a permis d’évaluer les compétences existantes ainsi que la motivation des différents collaborateurs et leurs ambitions. Un point de départ important pour définir les rôles et les responsabilités au sein de la nouvelle structure.

Nous avons également soutenu notre client dans le recrutement de nouveaux profils pour occuper des postes de responsables de services. Une étape clé qui devait se dérouler aux prémices de la mise en œuvre de la fusion afin que les personnes recrutées puissent créer leurs équipes et définir leurs besoins.

Étudier les différentes pratiques en cours dans les trois communes nous a permis de définir une nouvelle grille salariale ainsi qu’un règlement du personnel adaptés et validés par l’ensemble des parties prenantes. Enfin, à travers une liste de recommandations, nous avons établi les éléments prioritaires à implémenter pour assurer le bon fonctionnement de la structure (systèmes d’information, assurances, etc.).

Au terme de notre mission, l’organisation "post-fusion" telle que designée était implémentée et opérationnelle : 

  • Les rôles et responsabilités étaient clairement définis
  • Les besoins en ressources humaines étaient couverts
  • La charge de travail était répartie de manière optimale
  • Les processus de travail étaient fonctionnels
  • Les conditions de travail étaient équitables

Une communication efficace pour gérer au mieux le changement

L’un des éléments fondamentaux pour mener à bien une mission comme celle-ci réside dans la gestion du changement, qui passe notamment par une bonne communication : planifier la communication, sélectionner l’information et diffuser le message clairement. Dans ce cas précis, notre équipe a réalisé plusieurs actions de communication ciblées dans le but de rassurer les collaborateurs, de les impliquer dans les changements à venir et de les réunir autour d’une vision commune.

En chiffres

  • 1 organigramme de la nouvelle organisation
  • 30 entretiens individuels avec les collaborateurs
  • 3 nouveaux profils recrutés comme responsables de services
  • 1 grille salariale et 1 règlement du personnel, équitables et adaptés
  • 4 événements réunissant l’ensemble des collaborateurs
  • 10 recommandations pour le bon fonctionnement de la nouvelle structure

Dans la finalité

Neutralité et transparence

Par nature, les entités publiques comme celles illustrées ici sont souvent sujettes aux influences politiques. Déléguer ce type de mission à un acteur externe et neutre permet de garantir une démarche équitable et transparente. Des critères essentiels pour fédérer les différentes parties prenantes autour projet.

Tout comme les fusions d'entreprises privées, les fusions de communes nécessitent un travail de réorganisation. Bénéficier d’un soutien externe et d’une expertise en organisation est un avantage pour mener à bien ce type de projet et s’assurer que la nouvelle organisation soit fonctionnelle et optimale. À travers cette étude de cas, nous présentons une mission dans laquelle nous avons accompagné la fusion de trois communes.

Situation

Défis

Approche

Résultats

Chiffres clés

Découvrez-en plus sur notre savoir-faire en

Références

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