Évaluer la maturité digitale de l’entreprise pour envisager sereinement son développement

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Évaluer la maturité digitale de l’entreprise pour envisager sereinement son développement
Une entreprise parapublique a fait appel à notre équipe pour réaliser un audit digital. Son objectif était d’obtenir des recommandations pour faire évoluer les systèmes d'information afin d'être aligné aux objectifs stratégiques.

En bref

Mission

Fournir une évaluation objective du système d’information d’une entreprise et identifier les axes d’amélioration potentiels

Résultats

  • Une cartographie de l’écosystème des outils digitaux
  • Une analyse des aspects clés du système d’information
  • Un état des lieux du niveau de maturité digitale de l’entreprise
  • Une liste de recommandations d’actions concrètes pour faire évoluer la maturité digitale
  • Une présentation finale aux personnes clés et parties prenantes

Impact

  • Une vision détaillée, globale et objective de la situation actuelle 
  • L’identification des points forts et du potentiel d’optimisation
  • Une meilleure visibilité des tendances dans le secteur 
  • Des parties prenantes impliquées et concernées par la démarche

En détail

Intégrer l’utilisation des outils digitaux dans les objectifs stratégiques de l’entreprise

Une grande entreprise parapublique active dans le secteur de l’énergie avait pour ambition de rester leader sur son marché. Pour ce faire, des objectifs stratégiques avaient été définis parmi lesquels certains concernaient le numérique.

La Direction avait en effet conscience qu’une utilisation optimale des outils digitaux en interne pouvait permettre un meilleur déroulement des activités et, par conséquent, une meilleure compétitivité sur le marché. Afin de faire le point pour savoir où l’entreprise se situait en termes d’utilisation des outils digitaux, notre équipe a été mandatée pour la réalisation d’un audit digital.

Obtenir une vision globale et objective de la maturité digitale de l’entreprise

Évaluer les pratiques de cette entreprise au niveau digital représentait un défi relativement complexe. L’entreprise comptait plusieurs centaines de collaboratrices et collaborateurs, répartis dans une dizaine de départements différents, utilisant un grand nombre d’applications et d'outils différents pour réaliser leurs activités. C’est pourquoi, les responsables du service informatique ont choisi de confier cette mission à notre équipe. Notre contribution allait non seulement les décharger de cette tâche mais nous allions aussi pouvoir offrir un compte-rendu totalement objectif de la situation en termes de maturité digitale.

La récolte de données représentatives au cœur du processus d’analyse

En amont, nous avons réalisé une séance de kick-off avec l’ensemble des personnes concernées par le projet. Nous avons défini une gouvernance de projet afin de clarifier quel était les rôles et implications de chacun. Cela a permis d’impliquer le service des systèmes d’information, le Comité de pilotage ainsi que des représentants de chacun des départements.

Dans un mandat comme celui-ci, la représentativité de toute l’entreprise est un aspect essentiel. En effet, la maturité digitale doit être évaluée dans tous les domaines d’activités. La récolte de données concernait donc tous les départements et a été réalisée par différents moyens :

  • L’analyse de documentation existante fournie par notre client
  • Des entretiens individuels avec des personnes de chaque département
  • Des séances de présentation de certains outils par des personnes de référence en interne

Notre mandat devait également permettre de comparer les systèmes d’information de cette organisation à celui d’autres organisations similaires. Nous avons également interrogé des personnes externes, travaillant dans le secteur de l’énergie afin d’obtenir suffisamment de données pour établir un benchmark.

Une cartographie des différentes applications et des outils utilisés comme point de départ 

La diversité des systèmes utilisés par les collaboratrices et collaborateurs a été le point de départ de notre travail. Nous avons commencé par nous intéresser à l’architecture des systèmes d’information. Nous avons listé l’ensemble des outils et applications utilisés au sein de l’entreprise puis nous nous sommes intéressés aux différents domaines d’activités afin d’observer « qui utilisait quoi et comment ». Nous avons ainsi été à même de cartographier les systèmes d’information dans son ensemble. Cette cartographie reprenait les 20 outils identifiés dans les différents départements.

Sur la base de ce document et des données récoltées, nous avons mené une analyse à plusieurs niveaux et notamment sur l’efficacité des systèmes d’information, le niveau d’accessibilité des outils à distance ou encore le coût des systèmes utilisés.

Une liste de points à améliorer pour augmenter la maturité digitale

En abordant ces différents aspects, notre équipe a pu évaluer la pertinence des systèmes actuels de dans son ensemble. La démarche nous a aussi permis d’identifier des axes d’amélioration. Par exemple :

  • La création de directives pour l’utilisation des outils
  • L’amélioration de l’interfaçage entre les systèmes
  • L’optimisation de certains outils spécifiques afin de mieux répondre aux besoins des équipes (par ex : faire évoluer l’outil de CRM)
  • La mise en place de formations internes et processus de gestion de la connaissance

Pour concrétiser ces points d’amélioration, nous avons formulé une liste de recommandations. Nous avons rapidement observé que celles-ci correspondaient à 4 grands axes de développement :

  1. Le marketing
  2. La communication interne
  3. La formation
  4. Les outils collaboratifs et de gestion de projets

Une restitution en plusieurs étapes et plusieurs formats

Les résultats de notre analyse et nos recommandations ont été présentés au chef de projet en interne afin de valider et ajuster nos propositions pour qu’elles correspondent au mieux à la réalité de l’entreprise.

Puis, nous avons présenté une version synthétique de nos conclusions au Comité de pilotage. Cette restitution ainsi que le rapport complet a permis à toutes les personnes clés et parties prenantes de prendre connaissance des données récoltée, analyses et conclusions.

En chiffres

  • 4 mois de mission
  • 1 rapport complet et une synthèse de présentation
  • 2 présentations
  • +20 documents récoltés
  • 50 processus analysés
  • 21 outils utilisés au sein de la société identifiés
  • 15 entretiens réalisés

Dans la finalité

Il n’est plus à prouver qu’une utilisation optimale des outils digitaux contribue à l’efficacité des activités de l’entreprise. La maturité digitale reste donc un levier intéressant pour contribuer à atteindre les objectifs stratégiques. Dans cette perspective, nous avons fourni à notre client, une évaluation globale et objective de l’utilisation des systèmes d’information. Des résultats qui allaient lui permettre de faire évoluer les outils digitaux et leur utilisation dans les différents départements afin de contribuer à augmenter la performance dans sa globalité et gagner en compétitivité.

Une entreprise parapublique a fait appel à notre équipe pour réaliser un audit digital. Son objectif était d’obtenir des recommandations pour faire évoluer les systèmes d'information afin d'être aligné aux objectifs stratégiques.

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