Fournir une évaluation objective du système d’information d’une entreprise et identifier les axes d’amélioration potentiels
Une grande entreprise parapublique active dans le secteur de l’énergie avait pour ambition de rester leader sur son marché. Pour ce faire, des objectifs stratégiques avaient été définis parmi lesquels certains concernaient le numérique.
La Direction avait en effet conscience qu’une utilisation optimale des outils digitaux en interne pouvait permettre un meilleur déroulement des activités et, par conséquent, une meilleure compétitivité sur le marché. Afin de faire le point pour savoir où l’entreprise se situait en termes d’utilisation des outils digitaux, notre équipe a été mandatée pour la réalisation d’un audit digital.
Évaluer les pratiques de cette entreprise au niveau digital représentait un défi relativement complexe. L’entreprise comptait plusieurs centaines de collaboratrices et collaborateurs, répartis dans une dizaine de départements différents, utilisant un grand nombre d’applications et d'outils différents pour réaliser leurs activités. C’est pourquoi, les responsables du service informatique ont choisi de confier cette mission à notre équipe. Notre contribution allait non seulement les décharger de cette tâche mais nous allions aussi pouvoir offrir un compte-rendu totalement objectif de la situation en termes de maturité digitale.
En amont, nous avons réalisé une séance de kick-off avec l’ensemble des personnes concernées par le projet. Nous avons défini une gouvernance de projet afin de clarifier quel était les rôles et implications de chacun. Cela a permis d’impliquer le service des systèmes d’information, le Comité de pilotage ainsi que des représentants de chacun des départements.
Dans un mandat comme celui-ci, la représentativité de toute l’entreprise est un aspect essentiel. En effet, la maturité digitale doit être évaluée dans tous les domaines d’activités. La récolte de données concernait donc tous les départements et a été réalisée par différents moyens :
Notre mandat devait également permettre de comparer les systèmes d’information de cette organisation à celui d’autres organisations similaires. Nous avons également interrogé des personnes externes, travaillant dans le secteur de l’énergie afin d’obtenir suffisamment de données pour établir un benchmark.
La diversité des systèmes utilisés par les collaboratrices et collaborateurs a été le point de départ de notre travail. Nous avons commencé par nous intéresser à l’architecture des systèmes d’information. Nous avons listé l’ensemble des outils et applications utilisés au sein de l’entreprise puis nous nous sommes intéressés aux différents domaines d’activités afin d’observer « qui utilisait quoi et comment ». Nous avons ainsi été à même de cartographier les systèmes d’information dans son ensemble. Cette cartographie reprenait les 20 outils identifiés dans les différents départements.
Sur la base de ce document et des données récoltées, nous avons mené une analyse à plusieurs niveaux et notamment sur l’efficacité des systèmes d’information, le niveau d’accessibilité des outils à distance ou encore le coût des systèmes utilisés.
En abordant ces différents aspects, notre équipe a pu évaluer la pertinence des systèmes actuels dans son ensemble. La démarche nous a aussi permis d’identifier des axes d’amélioration. Par exemple :
Pour concrétiser ces points d’amélioration, nous avons formulé une liste de recommandations. Nous avons rapidement observé que celles-ci correspondaient à 4 grands axes de développement :
Les résultats de notre analyse et nos recommandations ont été présentés au chef de projet en interne afin de valider et ajuster nos propositions pour qu’elles correspondent au mieux à la réalité de l’entreprise.
Puis, nous avons présenté une version synthétique de nos conclusions au Comité de pilotage. Cette restitution ainsi que le rapport complet a permis à toutes les personnes clés et parties prenantes de prendre connaissance des données récoltée, analyses et conclusions.
Il n’est plus à prouver qu’une utilisation optimale des outils digitaux contribue à l’efficacité des activités de l’entreprise. La maturité digitale reste donc un levier intéressant pour contribuer à atteindre les objectifs stratégiques. Dans cette perspective, nous avons fourni à notre client, une évaluation globale et objective de l’utilisation des systèmes d’information. Des résultats qui allaient lui permettre de faire évoluer les outils digitaux et leur utilisation dans les différents départements afin de contribuer à augmenter la performance dans sa globalité et gagner en compétitivité.
