Audit organisationnel : analyser les activités d’une division et optimiser l’utilisation des ressources

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2020
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Audit Organisation M&BD ©, Analyse des processus, Analyse des systèmes d’information, Analyse des activités, Rôles et responsabilités, Analyse de la performance, Optimisation des ressources
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Audit organisationnel : analyser les activités d’une division et optimiser l’utilisation des ressources
Une grande organisation à but non lucratif, active dans le domaine humanitaire et mondialement reconnue, avait créé une division dédiée à l’une de ses activités clés. Au fil du temps, la structure, les activités et les ressources de cette division avaient beaucoup évolué et cette dernière n’était plus efficiente. Dans une optique d’optimisation, la Direction a souhaité procéder à un audit de la division afin de dégager différents axes possibles pour améliorer son fonctionnement et baser les futures décisions stratégiques sur des faits concrets.

En bref

Mission

Analyse de l’organisation, des processus et des systèmes d’information afin d’optimiser et redéfinir le fonctionnement d’une division spécifique.

Résultats

  • Vision détaillée des tâches réalisées par la division en question, intégrant des paramètres tels que la saisonnalité, le niveau de maîtrise ou encore le temps consacré à chaque activité
  • Vision détaillée de la charge de travail par collaborateur, par unité et par division
  • Cartographie des interactions entre les collaborateurs de la division et le reste de l’entreprise
  • Connaissance détaillée des processus de travail en place ainsi que de leur efficience respective
  • Connaissance détaillée des systèmes d’information et de leur impact sur le fonctionnement de l’organisation
  • Présentation de plus de 50 recommandations concrètes, évaluées et priorisées selon la durée d’implémentation et le ratio coûts/bénéfices escomptés
  • Accompagnement pour l'implémentation des mesures critiques

Impact

  • Utilisation plus efficiente des ressources de la division
  • Simplification de la prise de décision basée sur des données concrètes et réelles
  • Augmentation de l’impact du travail de la division par rapport à l’entité dans la globalité
  • Optimisation des collaborations internes
  • Capacité des dirigeants à définir une feuille de route précise pour chaque unité
  • Impulsion permettant le lancement de transformations importantes

En détail

Comment réussir à faire plus avec les mêmes ressources ?

Les outils d’audit développés par M&BD Consulting peuvent aussi bien être utilisés pour des analyses à l’échelle de l’entreprise dans sa globalité que pour des départements ou divisions plus spécifiques. Dans la situation de notre client, une institution d’aide humanitaire internationale, il s’agissait de mieux cerner les dysfonctionnements organisationnels au sein d’une division donnée.

La division en question avait été créée dans le but d’acquérir les ressources qui permettraient à l’organisation de maintenir ses activités et son autonomie sur le long-terme. Depuis sa création, celle-ci a connu de nombreux changements qui avaient réduit son efficience. Dans une optique d’optimisation, la Direction a fait appel à M&BD pour procéder à un audit organisationnel dont le principal objectif était de dégager différents axes possibles d’amélioration du fonctionnement de la division.

Nous avions pour mission de proposer une liste de solutions concrètes et le défi était d’identifier des alternatives qui permettraient de faire davantage en gardant les mêmes ressources.

Une analyse à plusieurs niveaux pour avoir une vision globale et réelle de la situation

Dans le cadre d’une démarche holistique, nous avons analysé le fonctionnement de la division en termes de structure organisationnelle, d'activités, de processus et de systèmes d’information. Par ailleurs, nous avons également étudié les interactions au sein de la division ainsi que les interactions entre la division et le reste de l’institution.

Après avoir posé le cadre du mandat avec notre client, nous sommes passés à la phase de récolte des données. À travers des questionnaires d’analyse d’activités, des interviews qualitatifs auprès des collaborateurs et différents workshops, nous avons pu recueillir les données nécessaires pour procéder à l’audit organisationnel de la division dans sa globalité.

Schéma Audit Organisation M&BD Consulting

Un manque d’efficience n’est pas nécessairement synonyme d’un manque de compétences ou d’engagement des collaborateurs

Menée par plusieurs de nos experts, l’étude effectuée à différents niveaux (organisation, processus et systèmes d’information), a permis de mettre en lumière les principaux dysfonctionnements de la division et d’identifier leurs causes. Nous avons notamment constaté les éléments suivants :

  • Bien qu’il y ait un engagement fort de l’ensemble des collaborateurs, les données récoltées montrent une inefficience réelle due notamment à une surcharge de travail globale ;
  • Au niveau des processus de travail, nous avons constaté que très peu d’activités étaient formalisées, qu’il existait un manque important de procédures et que les rôles et responsabilités des collaborateurs n’étaient souvent pas clairement définis ;
  • Concernant les aspects liés aux systèmes d’information, nos analyses ont permis de constater qu’un certain nombre de collaborateurs n’utilisait pas les outils principaux mis en place au sein de la division. Par ailleurs, il ne semblait pas non plus y avoir une vision globale, ni une stratégie d’amélioration des outils IT.


Savoir prioriser les actions pour mener à bien le changement

Notre client souhaitait obtenir une liste de mesures concrètes afin d’optimiser et redéfinir le fonctionnement d’une division spécifique et notre audit organisationnel a permis de répondre à cette demande. Nous avons synthétisé le résultat de nos analyses dans un rapport, incluant des cartographies ainsi que des tableaux de vision globale des activités puis avons référencé plus de 50 recommandations implémentables.

Conscients de la complexité que représente la mise en place de l’ensemble de ces recommandations, nous les avons évaluées et priorisées selon la durée d’implémentation et le ratio coûts/bénéfices escomptés. Pour faciliter la mise en œuvre des mesures les plus importantes, nous avons élaboré une feuille de route et accompagné notre client dans leur implémentation.

En chiffres

  • 150 documents analysés
  • 20 questionnaires d’analyse des activités complétés
  • 30 interviews menées
  • 5 workshops
  • 50 recommandations concrètes, évaluées et priorisées
  • 1 matrice des bénéfices escomptés

Dans la finalité

Redéfinir l’organisation d’une entreprise ou d’une division ne signifie pas nécessairement une restructuration drastique

La réussite de ce projet est en effet un excellent moyen de démontrer que, dans certains cas, une optimisation du fonctionnement passe par une formalisation des processus, une redéfinition des rôles ainsi que par l’utilisation d’outils intégrés performants qui permettent de créer des synergies entre les différentes unités de travail.  

Une grande organisation à but non lucratif, active dans le domaine humanitaire et mondialement reconnue, avait créé une division dédiée à l’une de ses activités clés. Au fil du temps, la structure, les activités et les ressources de cette division avaient beaucoup évolué et cette dernière n’était plus efficiente. Dans une optique d’optimisation, la Direction a souhaité procéder à un audit de la division afin de dégager différents axes possibles pour améliorer son fonctionnement et baser les futures décisions stratégiques sur des faits concrets.

Situation

Défis

Approche

Résultats

Chiffres clés

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Références

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