Soutenir une structure publique dans la définition et la mise en place rapide de mesures organisationnelles et administratives en réaction à la pandémie de COVID-19
Les mesures prises par la Confédération dans la lutte contre la pandémie de COVID-19 ont impacté de nombreuses organisations. C’est l’entier du tissu économique qui a été touché : structures publiques et privées ont été confrontées à de nouveaux défis. Les situations étaient différentes et les risques aussi, mais dans tous les cas il fallait agir rapidement, prendre des décisions dans un climat incertain et, parfois, procéder à d’importants changements organisationnels.
Nous présentons ici le cas d’une commune qui a fait appel à nos services afin de l’aider à faire face à la crise. Notre mission était de soutenir l’administration communale dans sa réorganisation aux prémices de la période de semi-confinement. L’entrée en vigueur de ces mesures a suscité des interrogations pour les organisations publiques :
Des questions auxquelles notre client devait répondre aussi vite que possible (et aussi lentement que nécessaire). Notre intervention allait rapidement amener des solutions ainsi qu’un soutien opérationnel pour la réorganisation temporaire de cette structure.
Avant une quelconque prise de décision, une phase d’analyse s’imposait. Il s’agissait de comprendre l’organisation en vigueur et son fonctionnement. Cette commune gère les secteurs tels que les infrastructures sportives et culturelles, les écoles, la crèche, la piscine, le réseau d’eau, les travaux publics, les services techniques et l’administration. Comme c’est souvent le cas, la structure organisationnelle n’était pas formalisée et les documents existants n’étaient pas à jour ou étaient incomplets. Malgré l’urgence de la situation et le besoin d’agir au plus vite, cette étape d’analyse a permis d’amener de la clarté sur le plan organisationnel. Nous avons notamment mis à jour la liste du personnel, le rattachement hiérarchique et les activités réalisées afin d’avoir une meilleure visibilité sur le fonctionnement global de l’organisation.
À travers la restructuration temporaire de l’organisation, l’objectif visé était une optimisation des ressources : maintenir les activités vitales en toute sécurité et réallouer les ressources restantes dans les nouvelles activités engendrées par cette situation exceptionnelle.
Il fallait commencer par déterminer quelles étaient les activités à maintenir, celles qu’il fallait réduire et celles à suspendre complètement. Puis, sur le lieu de travail des mesures sanitaires devaient être respectées (distanciation sociale notamment). Il fallait donc repenser les espaces et le planning. Enfin, il était nécessaire de lister les nouvelles activités à mettre en place dans un laps de temps très court.
Les changements impactaient l’ensemble des collaborateurs : certains continueraient à travailler sur leur lieu de travail et une partie des collaborateurs suspendrait son activité. La commune employait près de 40 personnes qui occupaient des postes variés, allant de la garde d’enfant, à la conciergerie ou encore à l’administration. Et, les conditions de travail étaient différentes pour chacun.
D’un point de vue administratif, il y avait là aussi un grand travail à effectuer et beaucoup d’inconnues. La situation était inédite, les informations en provenance des autorités cantonales n’étaient pas toujours très claires. Ce qu’on a rapidement su toutefois était que, contrairement au secteur privé, les structures publiques ne bénéficieraient pas des mesures d’indemnités du chômage pour la réduction de l’horaire de travail (RHT). Leur source de financement provenant principalement des impôts, le risque financier était en effet moindre. Mais sur quelle base rémunérer les collaborateurs forcés à suspendre leur activité ? Qu’en est-il des salariés payés à l’heure ? Des questions concrètes liées à la gestion des ressources humaines auxquelles nous avons aidé notre client à trouver les réponses.
Vu l’urgence de la situation et l’ampleur des changements qui allaient être entrepris, la communication constituait un élément crucial de la mission. Bien menée, elle a permis de rassurer rapidement aussi bien en interne (les collaborateurs) qu’en externe (la population). Une hotline a été mise en place pour répondre aux questions des responsables de secteurs. Puis, différentes actions ont été déployées afin d’informer rapidement les employés des changements qui surviendraient.
Notre intervention a permis à cette organisation publique de réagir efficacement à l’urgence de la situation et d’optimiser les ressources malgré les contraintes. Par ailleurs, les mesures déployées semblaient bien comprises et acceptées : notre client n’a reçu qu’un très faible volume de questions et de réclamations.
La crise sanitaire du COVID-19 a engendré beaucoup de questions du point de vue de l’organisation. La situation était inédite et l’avenir incertain mais il a fallu agir rapidement malgré tout. En faisant intervenir un acteur externe, notre client a disposé de compétences complémentaires dans un délai très court. Ceci lui a également permis de bénéficier d’un point de vue objectif, ce qui constitue un aspect important pour la prise de décision dans le secteur public et parapublic.
