Adapter l’organisation à l’ère du COVID-19 : l’exemple d’une structure publique

Accompagnement opérationnel, Organisation d’une structure publique, Gestion en situation de crise, Adaptation suite aux mesures liées au COVID-19, Restructuration
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Adapter l’organisation à l’ère du COVID-19 : l’exemple d’une structure publique
La pandémie de COVID-19 et les mesures prises par la Confédération ont amené un grand nombre d’acteurs économiques à revoir leur organisation du jour au lendemain. Dans un contexte rempli d’inconnues et d’incertitudes, il a en effet fallu se réorganiser très rapidement. Découvrez comment nous avons accompagné une structure publique dans la gestion de cette situation de crise.

En bref

Mission

Soutenir une structure publique dans la définition et la mise en place rapide de mesures organisationnelles et administratives en réaction à la pandémie de COVID-19

Résultats

  • Une analyse succincte de l’organisation dans sa globalité
  • La mise à jour de la documentation concernant la structure organisationnelle
  • La définition d’une nouvelle organisation temporaire en ligne avec les mesures en vigueur
  • La réallocation des ressources en fonction des nouveaux besoins
  • Un plan de communication clair et structuré
  • Des réunions hebdomadaires pour guider le changement durant toute la période de transition

Impact

  • Une meilleure visibilité sur la structure organisationnelle
  • Une réorganisation des services rapide et fluide malgré la complexité de la situation
  • Une optimisation des ressources
  • Un point de vue objectif important pour la prise de décision
  • Des collaborateurs et des citoyens rassurés grâce à une démarche transparente et neutre

En détail

Adapter l’organisation à l’aube du semi-confinement

Les mesures prises par la Confédération dans la lutte contre la pandémie de COVID-19 ont impacté de nombreuses organisations. C’est l’entier du tissu économique qui a été touché : structures publiques et privées ont été confrontées à de nouveaux défis. Les situations étaient différentes et les risques aussi, mais dans tous les cas il fallait agir rapidement, prendre des décisions dans un climat incertain et, parfois, procéder à d’importants changements organisationnels.

Nous présentons ici le cas d’une commune qui a fait appel à nos services afin de l’aider à faire face à la crise. Notre mission était de soutenir l’administration communale dans sa réorganisation aux prémices de la période de semi-confinement. L’entrée en vigueur de ces mesures a suscité des interrogations pour les organisations publiques :

  • Quelles sont les activités qui doivent être maintenues ? Celles qui doivent être réduites ou même complètement arrêtées ?
  • Quelles sont les mesures à mettre en place sur le lieu de travail pour protéger les collaborateurs et la population ?
  • Comment gérer les aspects administratifs liés aux salariés ?

Des questions auxquelles notre client devait répondre aussi vite que possible (et aussi lentement que nécessaire). Notre intervention allait rapidement amener des solutions ainsi qu’un soutien opérationnel pour la réorganisation temporaire de cette structure.  

Avoir une bonne visibilité de la structure organisationnelle en vigueur

Avant une quelconque prise de décision, une phase d’analyse s’imposait. Il s’agissait de comprendre l’organisation en vigueur et son fonctionnement. Cette commune gère les secteurs tels que les infrastructures sportives et culturelles, les écoles, la crèche, la piscine, le réseau d’eau, les travaux publics, les services techniques et l’administration. Comme c’est souvent le cas, la structure organisationnelle n’était pas formalisée et les documents existants n’étaient pas à jour ou étaient incomplets. Malgré l’urgence de la situation et le besoin d’agir au plus vite, cette étape d’analyse a permis d’amener de la clarté sur le plan organisationnel. Nous avons notamment mis à jour la liste du personnel, le rattachement hiérarchique et les activités réalisées afin d’avoir une meilleure visibilité sur le fonctionnement global de l’organisation.

Des changements organisationnels spécifiques à la situation du COVID-19

À travers la restructuration temporaire de l’organisation, l’objectif visé était une optimisation des ressources : maintenir les activités vitales en toute sécurité et réallouer les ressources restantes dans les nouvelles activités engendrées par cette situation exceptionnelle.

Il fallait commencer par déterminer quelles étaient les activités à maintenir, celles qu’il fallait réduire et celles à suspendre complètement. Puis, sur le lieu de travail des mesures sanitaires devaient être respectées (distanciation sociale notamment). Il fallait donc repenser les espaces et le planning. Enfin, il était nécessaire de lister les nouvelles activités à mettre en place dans un laps de temps très court.

Les changements impactaient l’ensemble des collaborateurs : certains continueraient à travailler sur leur lieu de travail et une partie des collaborateurs suspendrait son activité. La commune employait près de 40 personnes qui occupaient des postes variés, allant de la garde d’enfant, à la conciergerie ou encore à l’administration. Et, les conditions de travail étaient différentes pour chacun.  

À la recherche de réponses aux questions administratives  

D’un point de vue administratif, il y avait là aussi un grand travail à effectuer et beaucoup d’inconnues. La situation était inédite, les informations en provenance des autorités cantonales n’étaient pas toujours très claires. Ce qu’on a rapidement su toutefois était que, contrairement au secteur privé, les structures publiques ne bénéficieraient pas des mesures d’indemnités du chômage pour la réduction de l’horaire de travail (RHT). Leur source de financement provenant principalement des impôts, le risque financier était en effet moindre. Mais sur quelle base rémunérer les collaborateurs forcés à suspendre leur activité ? Qu’en est-il des salariés payés à l’heure ? Des questions concrètes liées à la gestion des ressources humaines auxquelles nous avons aidé notre client à trouver les réponses.

Communiquer rapidement et de manière structurée : une clé en situation de crise

Vu l’urgence de la situation et l’ampleur des changements qui allaient être entrepris, la communication constituait un élément crucial de la mission. Bien menée, elle a permis de rassurer rapidement aussi bien en interne (les collaborateurs) qu’en externe (la population). Une hotline a été mise en place pour répondre aux questions des responsables de secteurs. Puis, différentes actions ont été déployées afin d’informer rapidement les employés des changements qui surviendraient.

Des ressources optimisées et des changements bien acceptés

Notre intervention a permis à cette organisation publique de réagir efficacement à l’urgence de la situation et d’optimiser les ressources malgré les contraintes. Par ailleurs, les mesures déployées semblaient bien comprises et acceptées : notre client n’a reçu qu’un très faible volume de questions et de réclamations.

En chiffres

  • 4 séances avec le Conseil communal
  • 2 séances d’information destinées aux responsables de secteurs
  • 1 courrier officiel de présentation des mesures
  • 1 hotline pour soutenir les responsables de secteurs

Dans la finalité

La crise sanitaire du COVID-19 a engendré beaucoup de questions du point de vue de l’organisation. La situation était inédite et l’avenir incertain mais il a fallu agir rapidement malgré tout. En faisant intervenir un acteur externe, notre client a disposé de compétences complémentaires dans un délai très court. Ceci lui a également permis de bénéficier d’un point de vue objectif, ce qui constitue un aspect important pour la prise de décision dans le secteur public et parapublic.

La pandémie de COVID-19 et les mesures prises par la Confédération ont amené un grand nombre d’acteurs économiques à revoir leur organisation du jour au lendemain. Dans un contexte rempli d’inconnues et d’incertitudes, il a en effet fallu se réorganiser très rapidement. Découvrez comment nous avons accompagné une structure publique dans la gestion de cette situation de crise.

Situation

Défis

Approche

Résultats

Chiffres clés

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Références

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