Retards, tensions, difficulté dans la circulation de l’information… Un état des lieux s’impose

Audit organisation publiques M&BDⒸ
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Retards, tensions, difficulté dans la circulation de l’information… Un état des lieux s’impose
En tant que dirigeant·e, vous êtes en première ligne lorsque les difficultés s’accumulent et que l’insatisfaction se généralise. L’entreprise présentée dans cette étude de cas faisait notamment face à des retards dans son activité mais également à des problèmes d’interactions au sein d’un département en particulier. L’insatisfaction grandissante des collaborateur·trice·s et du management a poussé les dirigeant·e·s à nous solliciter afin d’obtenir un regard neuf et objectif pour évaluer le fonctionnement du département en question. Au cœur de leur demande, le désir de fluidifier et d’optimiser l’utilisation des ressources.

En bref

Mission

Faire le point sur la structure organisationnelle d’un département en proie à des difficultés récurrentes

Résultats

  • Un Audit Organisation publique M&BDⒸ
  • Une cartographie précise des processus, des systèmes d’information et des interactions
  • L’identification des points de friction
  • Des recommandations adaptées à la réalité et aux ressources de l’entreprise
  • Un rapport clair et exhaustif accompagné d’une version synthétisée
  • Une présentation aux différentes parties prenantes concernées

Impact

  • Une prise de conscience des forces et faiblesses du département
  • Une meilleure connaissance du fonctionnement du département
  • Une meilleure compréhension des rôles et des tâches de chaque membre du département
  • L’accès à un document de référence pour initier le changement

En détail

Prendre du recul pour remonter à la source des problèmes

Une entreprise publique rencontrait des difficultés dans l’un de ses départements :  dysfonctionnements, retards, interactions difficiles… Pour l’équipe dirigeante, les voyants étaient au rouge et il était temps de passer à l’action. Dans ce type de problématique, les signes de dysfonctionnement sont clairs mais il est généralement difficile de remonter à leur source. C’est pour cette raison que les dirigeants du département en question ont fait appel à nous. À travers une approche collaborative, nous avons proposé notre aide en deux phases. Dans un premier temps, un audit organisationnel allait nous permettre de réaliser une cartographie du département à l’instant t afin de mieux comprendre son fonctionnement, identifier les points de frictions et formuler des recommandations. Ensuite, une phase de design organisationnel allait nous permettre de concevoir, tester et mettre en œuvre les solutions recommandées.

Les paragraphes qui suivent se focalisent sur la première partie du mandat, destinée à la réalisation de l’Audit organisationnel. Dans le cadre cette mission, une analyse neutre et détaillée du fonctionnement global du département s'avérait nécessaire. Grâce à notre Audit Organisation publique M&BDⒸ nous avons pu faire le point sur l’ensemble de ce département d’un point de vue organisationnel.

Au coeur de l’audit : la récolte des données

La réalisation de l’audit s’est déroulée en plusieurs étapes. La première nous a permis de prendre le poul du département en récoltant un maximum d’informations. Nous avons tout d'abord pris en compte l’ensemble des documents et processus formalisés à disposition (descriptifs de fonctions, plannings, marches à suivre, procédures, etc.).

Les documents écrits offrant une vision limitée, nous avons complété les informations recueillies avec une approche qualitative : un questionnaire composé de questions ouvertes et fermées a été soumis aux personnes travaillant dans le département en question. Nous avons également procédé à des entretiens individuels avec ces personnes. Enfin, notre équipe a organisé et animé des workshops collaboratifs avec des responsables et décideurs. La dynamique de groupe caractéristique de ce type d’ateliers a permis de faire ressortir des éléments intéressants sur lesquels porter notre attention dans le processus d’analyse qui allait suivre.

L’analyse des informations collectées repose sur l’exhaustivité du processus d’audit. Nous avons couvert le maximum d’axes d’analyse afin d’obtenir une image globale de l’organisation et du fonctionnement du département. Notre méthodologie nous a permis de présenter un état des lieux détaillé des systèmes d’information, de la structure organisationnelle, des rôles et responsabilités, des processus ainsi que des activités.

Du diagnostic aux recommandations, un premier pas vers le changement

Une fois que les informations récoltées ont été rationalisées, il s’agissait d'analyser les données. La comparaison des résultat obtenus avec un idéal vers lequel tendre nous a permis d'obtenir des mesures d’écarts et d’identifier les dysfonctionnements du département. En discernant les points forts et les faiblesses de cette structure nous étions alors capables de mettre en évidence les potentiels d’amélioration.

L’audit organisationnel réalisé au sein de ce département a révélé les différents points de friction qui avaient mené aux difficultés vécues par notre client. Par exemple :

  • La structure de l’organisation n’était pas optimale
  • Il y avait un manque de clarté et de compréhension quant au rôle de chacun au sein de l’organisation
  • Les outils de gestion de l’information n’étaient pas entièrement adaptés à l’activité
  • La répartition des différentes missions et de la charge de travail n’étaient pas optimisée

Nos recommandations pour pallier les différentes difficultés rencontrées sont venues clôturer le processus d’audit. Un rapport complet et détaillé ainsi qu’une présentation officielle des résultats aux différentes parties prenantes ont été réalisés.

En chiffres

  • 30 entretiens individuels réalisés
  • 5 workshops collaboratifs avec les responsables et décideurs
  • 6 mois de projet

Dans la finalité

Bien souvent, dans un cas comme celui-ci, le département qui n’arrive pas à optimiser son potentiel souffre de problèmes d’organisation. Au-delà des difficultés constatées par l’entreprise, une analyse détaillée de la situation allait permettre au département de percevoir comment reprendre le contrôle de son mode de fonctionnement et ainsi, de profiter pleinement des compétences de chacun·e.

Notre méthodologie et notre expérience nous ont permis de présenter une vision claire et objective du fonctionnement du département audité à notre client. De plus, notre approche collaborative, incluant chaque personne concernée dans la récolte de données, a permis de faciliter l’étape suivante de ce mandat qui concerne la recherche et la mise en place de solutions.

En tant que dirigeant·e, vous êtes en première ligne lorsque les difficultés s’accumulent et que l’insatisfaction se généralise. L’entreprise présentée dans cette étude de cas faisait notamment face à des retards dans son activité mais également à des problèmes d’interactions au sein d’un département en particulier. L’insatisfaction grandissante des collaborateur·trice·s et du management a poussé les dirigeant·e·s à nous solliciter afin d’obtenir un regard neuf et objectif pour évaluer le fonctionnement du département en question. Au cœur de leur demande, le désir de fluidifier et d’optimiser l’utilisation des ressources.

Situation

Défis

Approche

Résultats

Chiffres clés

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Références

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