Créer un plan directeur pour cadrer l’activité sur un horizon de 5 ans et le décliner en plan d’action
Nos interventions auprès de structures publiques sont variées. Néanmoins, au cours des dernières années, nos expert·e·s ont été plusieurs fois confronté·e·s au même scénario : des organismes sollicitant nos services pour les soutenir dans le développement d’un document faisant office de « stratégie » ou de « plan directeur ». Un document visant à donner une direction claire aux activités futures et, surtout, à aligner les différentes parties prenantes afin de faciliter la prise de décision et leur mise en oeuvre.
Ces organismes se trouvent souvent dans un contexte où :
Pour ces structures, pouvoir s’appuyer sur un acteur externe est essentiel. Les lignes qui suivent décrivent l’une de ces situations.
Pour des questions de confidentialité, nous mettons toujours un point d’honneur à anonymiser nos études de cas. Nous ne définirons donc que vaguement notre client : un organisme cantonal dont l’activité concerne le domaine de l’enseignement, à différents niveaux.
En réponse aux changement sociétaux, l’activité de cet organisme allait être particulièrement intense au cours des années à venir. D’importants chantiers allaient voir le jour mais la vision sur ce qui devait être fait et comment cela devait être réalisé avait besoin d’être clarifié. Par ailleurs, plusieurs parties prenantes allaient être concernées par ces chantiers et il était primordial de déterminer le rôle de chacun dans cette transformation.
Pour l’aider à clarifier la situation et définir une vision pour les années à venir, la Direction de cet organisme a sollicité l’aide de notre équipe. Notre mission : soutenir la Direction dans la définition d’un plan directeur et le décliner ensuite en plan d’action.
Afin de définir un plan directeur qui soit réellement adapté à l’activité de notre client et qui prennent en considération les besoins et attentes des usagers dans le domaine de l’enseignement, nous avons récolté des informations auprès des personnes directement concernées. Dans le cadre d’entretiens, nous avons rencontrés des enseignant·e·s, des élèves et étudiant·e·s, des directrices et directeurs d’établissements scolaires et différents professionnels du milieu de l’éducation. Au total, ce sont près d’une trentaine de personnes qui ont répondu à nos questions.
Au terme des entretiens, nous avons analysé les réponses obtenues et avons ainsi identifié les principaux sujets que le plan directeur devrait aborder.
Notre analyse et nos suggestions ont été présentées à la Direction de l’organisme. Les principaux éléments mis en avant par notre équipe confirmaient les intuitions de la Direction. Dès lors, nous avons pu développer un plan directeur qui présentait différents axes de travail. Concrètement, le plan directeur constituait un rapport de +20 pages structuré en 3 grands chapitres :
Au fur et à mesure de nos collaborations avec des clients du secteur public, nous avons développé une sensibilité aux caractéristiques de ce secteur, de ses normes et du langage employé par les dirigeant·e·s de ces structures. Dans notre rapport, nous avons donc pris le soin de nous exprimer de manière à ce que celui-ci soit accessible aux parties prenantes concernées. Car, au fond, ce document devait constituer une base de travail pour assurer l’alignement et la collaboration de toutes les parties prenantes.
Une fois le plan directeur validé par les autorités cantonales concernées, la suite de notre mission consistait à le décliner en un plan d’action. Autrement dit : le plan directeur donnait la vision de ce qui devait être accompli dans un horizon de 5 ans alors que le plan d’action déterminait de manière concrète les projets qui devraient être déployés pour y arriver.
Le plan d’action imaginé par notre équipe présentait une roadmap comprenant 17 projets à réaliser au cours des 5 années à venir. Certains étaient simples et rapides à réaliser tandis que d’autres étaient plus complexes et/ou s’étendaient sur plusieurs années.
Comme évoqué précédemment, l’un des challenges auquel était confronté cet organisme était qu’il évoluait dans un écosystème formé d’autres structures également concernées par les projets à réaliser. Définir le rôle et le champ d’action de chacun de ces acteurs était donc essentiel. C’est pourquoi, dans le plan d’action présenté, nous avons également identifié les organismes concernés par chaque projet et avons clarifié leur implication.
Ces documents étaient destinés d’une part aux dirigeant·e·s des entités concernées par les projets mais aussi aux autorités cantonales compétentes afin d’obtenir leur approbation.
Dans des contextes où les parties prenantes sont nombreuses et la répartition du pouvoir de décision n’est pas toujours claire, disposer de données objectives ainsi que d’un document de référence sont des éléments essentiels pour faciliter le déroulement des activités. Cela permet à la fois de fédérer les personnes clés et de faciliter la prise de décision mais c’est aussi un excellent moyen d’avoir une visibilité sur ce qui doit être accompli en priorité.
